Drei Minuten für bessere Projekte: Der Projektstart

1/10 - Orte, an denen Projektaufträge vergeben werden.

Je konkreter und spezifischer der Auftrag, desto leichter tun sich Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam. Da Auftraggeber in der Praxis selten viel Zeit für die Auftragsübergabe verwenden, ist es Aufgabe der Projektleitung den Auftrag möglichst gut zu klären. Ohne persönliche Rücksprache wird das kaum gehen.

TIPP: Stellen Sie so viele Fragen, wie Sie nur können. Am Ende des Gesprächs sollte mindestens klar sein, welcher Nutzen nach Projektabschluss vorliegen muss und was darüber hinaus vom Projektteam erwartet wird.

Eine Unterstützung kann das Projektmandat (Vorlage) oder unser Quick Guide "Mit Leichtigkeit ins Projekt" sein. Außerdem lesenswert: Projekt oder Projektitis? Versuch einer Definition. im Projektmensch-Blog.

2/10 - Was die meisten tun, wenn sie ein neues Projekt bekommen.

Die Klärung der Ausgangslage dient dazu, einen klaren Rahmen für das weitere Projekt zu schaffen und zu vereinbaren. Wer zu Beginn gute Arbeit macht, dem gelingen später viele Dinge leichter und besser. Allerdings versuchen viele Projektleiter (leider) gleich von Beginn an effizient zu sein und legen sofort inhaltlich los.

TIPP: Nehmen Sie sich die Zeit für einen langsamen Einstieg. Klären Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Ausgangslage. Sie werden die Zeit später doppelt und dreifach wieder reinholen. Ein bewährtes Mittel dazu ist der Projektstart-Workshop (Agenda-Vorlage), das Ergebnis davon die Projektskizze (Vorlage). Außerdem lesenswert: Projektstart: Gemeinsames Verständnis für die Ausgangslage schaffen. im Projektmensch-Blog.

3/10 - Was wollen Sie erreichen, welchen Nutzen stiften?

So banal es ist, so wenig ist es in der Projektpraxis zu sehen: Je klarer die Projektziele definiert sind, desto leichter können Entscheidungen getroffen werden. Ganz abgesehen davon, dass Projektziele Grundlage für selbstständiges Arbeiten des Teams und wichtig für die Motivation desselben sind. Mit den Projektzielen wird der Zustand beschrieben, der nach Abschluss des Projekts erreicht sein soll. Messbare, greifbare Punkte sind wichtig, um Erfolg eindeutig erkennen zu können.

TIPP: Stellen Sie sich vor, das Projekt wäre bereits zu Ende und Sie berichten ihrem besten Freund, was Sie erreicht haben. Die Geschichte, die Sie jetzt erzählen können, stellt die Projektziele (Checkliste) dar. Formulieren Sie die Ziele gemeinsam schriftlich mit Ihrem Team.

Für Abonnenten des Projektbriefs empfehlen wir außerdem die Ausgabe 'Gute Ziele und Entspannung'. Das jeweils gültige Passwort finden Sie in der aktuellsten Ausgabe des Projektbriefs.

4/10 - Unvorhergesehene Dinge passieren immer.

Unvorhergesehene Dinge passieren, deshalb sollte man sich die Fragen stellen, "Was könnte uns aufhalten? Und was tun wir, damit das nicht geschieht?" Die Risikoanalyse (Vorlage) ist ein wertvolles, pragmatisches Werkzeug, um die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projekts zu erhöhen. Gleichzeitig unterstützt die damit verbundene Diskussion die Teamentwicklung.

TIPP: Sammeln Sie gemeinsam mit ihrem Team alle Risiken, unabhängig wie schwergewichtig sie sind. Bewerten Sie anschließend Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe bei Eintritt eines Risikos. Formulieren Sie zu jedem Risiko mit hohen Werten eine Gegenmaßnahme. Daraus können Sie schon erste Aufgaben für den späteren Projektplan ableiten.

Wie wirkungsvoll eine gesunde Einschätzung der Risiken sein kann, erfahren Sie in "Wie man den Berliner Flughafen retten kann" im Projektmensch-Blog.

5/10 - Unausgesprochene Erwartungen sind Ursache von Konflikten.

Jeder an einem Projekt Beteiligte hat bestimmte Erwartungen, wie er seine Rolle ausfüllen will und wie andere ihre Rolle ausfüllen sollen. Meist decken sich diese Erwartungen nicht vollständig mit denen anderer Beteiligter. Eine gute Rollenklärung macht bewusst, wer was von wem erwartet, wer welche Kompetenzen erhält und wie die Spielregeln der Zusammenarbeit aussehen. Das reduziert Reibungsverluste.

TIPP: Nicht jeder muss in jedem Meeting dabei sein. Die Kunst ist es, die richtigen Leute zur richtigen Zeit zusammen zu bringen. Lesenswert hierzu sind außerdem diese Beiträge im Projektmensch-Blog:

Für Abonnenten des Projektbriefs empfehlen wir außerdem die Ausgabe 'Lasst Projektleiter Projekte leiten. Das jeweils gültige Passwort finden Sie in der aktuellsten Ausgabe des Projektbriefs.

6/10 - Wer Aufgaben verteilen will, der muss die Aufgaben kennen.

Die Projektplanung beginnt schlicht damit, alle Themenbereiche zu identifizieren, zu denen Tätigkeiten durchgeführt werden müssen, um die Projektziele zu erreichen. Mit der Identifikation dieser Bereiche wird gleichzeitig der Umfang des Projekts klar abgegrenzt und damit der Verantwortungsbereich des Projektteams.

TIPP: Denken Sie nicht viel nach, sondern stellen Sie sich schlichtweg die Frage: "Um was müssen wir uns kümmern?". Schreiben Sie alles auf, was im Team genannt wird. Zusammenfassen und Sortieren können Sie dann im Nachhinein.

Wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen erfahren Sie hier in Projektstrukturplan erstellen (Kurzanleitung, PDF) und in Projekten Struktur geben im Projektmensch-Blog. Falls Sie Lust haben die Erstellung ganz praktisch zu üben und zu reflektieren, empfehlen wir unser Basisseminar Projektmanagement kompakt.

Für Abonnenten des Projektbriefs empfehlen wir außerdem die Ausgabe Mehr Projektmanagement machen, weniger darüber reden. Das aktuell gültige Passwort finden Sie in der aktuellsten Ausgabe des Projektbriefs.

7/10 - Wer mich an meine Projektmeetings erinnert.

Die Regelkommunikation ist der Takt des Projekts und sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten arbeiten können und dies auch tun. Damit die Projektmeetings einen Nutzen stiften, sollten Sie sich zu Beginn des Projektes die Frage stellen: "Warum treffen wir uns uns wann und was wollen wir damit erreichen?" Kurze, regelmäßige Besprechungen sind der Motor eines Projekts. Kann kein Teilnehmer an einem Termin teilnehmen, lohnt es sich trotzdem kurze schriftliche Informationen zusammenzustellen und zu verteilen, allein der Signalwirkung wegen.

TIPP: Lassen Sie sich von der Nicht-Teilnahme einzelner Personen nicht abhalten. Abgesagte Besprechungen sind ein erstes Signal, dass das Projekt in schwieriges Fahrwasser kommt.

Vielleicht ist Hilfe zur Selbstorganisation das passende Mittel? Als Seminar haben wir Selbst- und Zeitmanagement für Projektleiter im Angebot. Für Abonnenten des Projektbriefs empfehlen wir außerdem die Ausgabe zu Kommunikation. Das aktuell gültige Passwort finden Sie in der aktuellsten Ausgabe des Projektbriefs.

8/10 - Projektstart mit Canvas: einfach und umkompliziert.

Ob alleine oder im Team: Mit Hilfe des Projektmensch-Canvas sehen wir einen möglichen Weg zu Beginn des Projektes eine Atmosphäre zu schaffen, in der Sie einfach loslegen können. Dabei handelt es sich um ein Tool, das

  • hilft, alle relevanten Themen in der Projekteinrichtung offen zu bearbeiten
  • es zulässt, jeden Gedanken, alle Ideen und Sichtweisen aufnehmen zu können
  • hilft, eine Diskussion zu entwickeln, die alle mit ins Boot holt
  • eine motivierende und offene Stimmung im Team erzeugt
  • es leicht macht, konkrete erste Schritte zu entwickeln, damit das Team danach zügig ins "Tun" kommt
  • die Moderation der ersten Besprechung erleichtert

Die Canvas-Vorlage finden Sie hier. Ein passendes, kurzes Seminar im Workshopformat haben wir außerdem im Angebot. Im Projektmensch-Blog empfehlen wir darüber hinaus den Artikel Projektmanagement-Canvas.

9/10 - Einsatzhäufigkeit von Chefs. Oder: Wie wir zu Entscheidungen kommen.

Zu Beginn des Projektes ist es klug, den Chef möglichst frühzeitig einzubinden, um ein vertrauensvolles Verhältnis aufzubauen. Dies gilt sowohl für die Klärung der Ausgangslage als auch für die weitere Informations- und Kommunikationsstruktur. Dieser Vertrauensgewinn führt in vielen Fällen zu einem deutlich spürbaren Effekt: die Anzahl der spontanen Eingriffe des Auftraggebers in das Projektgeschehen geht deutlich zurück. Das entlastet sowohl den Auftraggeber wie auch Projektleitung und Projektteam.

TIPP: Beide Seiten sollten sich Zeit für die Abstimmung einplanen. Wer keine Zeit zur Verfügung stellen kann, sollte das Projekt entweder erst gar nicht beauftragen oder die Entscheidungskompetenz an das Projektteam delegieren. Als Impuls hierzu empfehlen wir den Artikel The Minimum Viable Organization im Projektmensch-Blog.

Außerdem lesenswert hierzu ist der Blogbeitrag Projektmanagement ist Sache des Top-Managements. Für nützlich erachten wir darüber hinaus die Vorlage für den Projektbericht, wobei wir besonders auf konkrete Entscheidungsvorschläge achten würden. Die fehlen meist in den Projektberichten.

10/10 - Zum Schluss, unsere Empfehlung: Online-Mentoring.

Projektunterstützung muss nicht immer ein aufwändiger, langer Beratungsprozess sein. Oft reicht ein Profi-Tipp. Den wollen wir gerne liefern. Falls Sie sich für Online-Mentoring interessieren, schreiben Sie uns: dialog@projektmensch.com und wir melden uns, um weitere Möglichkeiten zu klären.