Projektmanagement in Anwendung anstatt Leitfaden in der Schublade

Eine Sache haben wir schon zu oft erlebt: ein Projektmanagement-Leitfaden, der gut gemeint war, mit immenser Energie auf die Beine gestellt wurde und jetzt in der Schublade verstaubt. Das geht besser. Die Einführung (oder Weiterentwicklung) von Projektmanagement-Standards ist ein Projekt der Organisationsentwicklung. Es gilt neue Verhaltensweisen zu etablieren, die dazu führen, dass Projekte leichter von der Hand gehen. Dies wiederum gelingt nicht innerhalb weniger Monate.

So gern wir an dieser Stelle etwas Anderes schreiben würden. Wer sich ernsthaft aufmacht, eine neue Projekt-Kultur zu etablieren, sollte ehrlicherweise mit Jahren rechnen, nicht mit Monaten. Was nicht bedeuten soll, dass erste Effekte nicht schneller zu haben sind. Wer allerdings behauptet, er könne neues Verhalten schneller etablieren, der – mit Verlaub – flunkert aus unserer Erfahrung.

Wie gelingt es nun, besseres Projektmanagement im Unternehmen zu etablieren? Und warum lohnt sich das?

„Rituale reduzieren Komplexität.“ Spätestens damit hat Niklas Luhmann auf den Punkt gebracht, wozu Standards gut sein können, wenn man diese nicht als starre Vorgabe, sondern als Mittel zur Reduktion von Komplexität versteht. Projektmanagement-Standards helfen Auftraggebern, Projektleitern und Projektteams Aufwand für das ständige Neuverhandeln von Vorgehensweisen und Werkzeugen zu sparen. Damit können sich alle Beteiligten schneller und früher auf die inhaltliche Arbeit an einem Vorhaben konzentrieren. Als Projektleiter bekomme ich dazu noch Orientierung und Sicherheit, was mich in die Lage versetzt, größere Projekte anzupacken.

Das Prinzip-Projektmensch zur Etablierung von Projektmanagement-Standards. Die sparen Aufwand.

Wie erreichen wir Akzeptanz?

Damit mir als Projektleiter dies jedoch gelingt, muss ich diese Standards mindestens verstanden, akzeptiert und in Anwendung gebracht haben. Und genau diese Schritte sind es auch, die das Etablieren von Standards lange dauern lassen. Ganz abgesehen davon, dass die Akzeptanz ganz wesentlich davon beeinflusst wird, wie akzeptiert die Personen waren, die diese Standards ausgearbeitet haben.

Wir könnten Ihnen spontan einen Standard liefern und sind uns sicher, dass dieser, würde er angewendet, gut funktionieren würde. Jetzt kommt uns jedoch mindestens das „Not invented here“-Syndrom in die Quere. „Das haben diese Externen geschrieben, das passt nicht zu uns!“ ist mindestens ein Argument, das wir entkräften müssten. Weshalb wir erst gar keinen Standard liefern. Vielmehr setzen wir bei all den Tools und Vorgehensweisen an, die in Unternehmen bereits an einzelnen Stellen existieren und sich bewährt haben. Diese, plus die Beschäftigung einer Gruppe aus Komplizen mit der Logik guten Projektmanagements sind Ausgangspunkt für die spätere Anwendung in der Breite des gesamten Unternehmens.

Mit Projekten ist mehr möglich, als man ahnt. Weshalb externe Impulse wichtig sind, um nicht unter den Möglichkeiten zu bleiben.

Gerade in der ersten Phase ist es wichtig, dass diese Mitstreiter erleben, welche Möglichkeiten gute Projektführung tatsächlich bietet. Nicht ohne Grund werben wir mit dem Slogan: „Mit Projekten ist mehr möglich, als man ahnt.“ Dieses Know-how so zu liefern, dass es den Möglichkeitsraum erweitert, sehen wir als wesentlichen Bestandteil unserer Rolle an. Neben dem, dass wir uns in der Verantwortung dafür sehen, dass der Veränderungsprozess gelingt.

Auf Basis dieser Grundlagen und unserer praktischen Erfahrungen haben wir das „Projektmensch-Modell für Organisationsentwicklung“ erarbeitet, das mit der Auswahl der Komplizen beginnt und mit einem gelebten Projektmanagement-Standard endet, der als Hilfsmittel empfunden wird und Projektlaufzeiten sowie -aufwand reduziert. Die frühe Erprobung aller entwickelten Werkzeuge in echten Projekten und außerhalb der Reihen der Komplizen ist eine weitere Besonderheit, die bereits von Anfang an die Verwendung von Instrumenten und Vorgehensweisen in allen Projekten mitdenkt. Das Dokument, ob als Leitfaden oder Toolbox bezeichnet, wird eher zum Nebenprodukt und beschreibt am Ende, was sich in der Anwendung tatsächlich bewährt hat.

Gerne erzählen wir mehr über unsere Erfahrungen und Erkenntnisse in Sachen Organisationsentwicklung. Und stehen für Ihre Fragen zur Verfügung. Sprechen Sie uns an. Auch hier gilt unsere Zufriedenheitsgarantie. Wie immer.

Haben wir Sie neugierig gemacht? Wir stellen uns gerne Ihren Fragen.

3 + 4 = ?

Foto: iStock/ Cecilie_Arcurs