Wenn ich sehe, wie quälend langsam manche strategisch wichtige Zukunftsinitiative in Fahrt kommt, dann stellen sich mir als Unternehmer die Nackenhaare. Ich erinnere mich an einen Maschinenbauer, bei dem es über ein Jahr gedauert hat, bis Projekte zur Strategieumsetzung in Fahrt gekommen sind. Zwei Jahre später gab es die neue Strategie und die alten Projekte waren zwar noch nicht am Ziel und doch bereits am Ende.

Als “unsystematisch“ kategorisiere ich das, was da passiert. Um ein Gefühl für eine Messlatte zu haben: mehr als vier Wochen sollte es nicht dauern, bis die wichtigsten Zukunftsprojekte in Arbeit sind.

Ursachenforschung: Zum einen wird versucht, zu viele Vorhaben gleichzeitig in die Umsetzung zu bringen, was zu schädlichem Multitasking führt. Dann sind zwar alle Themen gestartet doch keines kommt voran. Zum anderen werden die einzelnen Vorhaben unstrukturiert in Gang gebracht. Dabei ist es nicht so schwer, mehr Struktur in die Strategieumsetzung zu bringen. Das ist solides Projekt-Handwerk.

Zu Beginn sind allerdings die Unternehmenslenker:innen gefragt, erst in zweiter Linie die Projektleiter:innen. Das überrascht so manche CEO. Doch nur scheinbar ist Projektmanagement nichts für die Unternehmensspitze. Gute Auftraggeber wissen um die Bedeutung ihrer Rolle gerade beim Auftakt. Wer hier gute Arbeit leistet, spart sich und seinem Team viel Abstimmungsschleifen und Korrekturen.

Geschäftsführer:innen, die am Anfang nicht bereit sind, sich kurz um die Details zu kümmern, sparen Anfangs nur scheinbar und ernten später unzählige unnötige Arbeitsstunden.

Fünf Schritte und eine gute Visualisierung genügen für einen Blitzstart

  • 1.

    Mandat klären

  • 2.

    Vorläufiges Projektteam gewinnen

  • 3.

    Projektstart-Workshop

  • 4.

    Projektskizze & Kapazität vereinbaren

  • 5.

    Vortrieb sichern

Aus unserer Praxis haben sich diese einfachen Schritte bewährt, um gerade strategische Projekte schnell und zügig in Fahrt zu bringen:

  1. Mandat gemeinsam mit der Projektleitung klären und Rolle des Projekts im Rahmen der Gesamtstrategie
  2. Vorläufiges Projektteam gewinnen
  3. Projektstart-Workshop durchführen und dabei einen Canvas als Basisstruktur nutzen (Vorsicht: der Workshop heißt „Workshop“ weil hier das Projekt erarbeitet wird. Fertige Beamer-Präsentationen und Eingangsstatement sind verboten. Das gemeinsame Erarbeiten ist der Schlüssel für den Projekterfolg.)
  4. Projektskizze zwischen Auftraggeber (Geschäftsleitung) und Projektleitung sowie Projektteam vereinbaren – inklusive einer klaren Aussage zur Kapazität der Mitstreiter
  5. Regelkommunikation zwischen Auftraggeber:in und Projektleitung und damit „Vorschub-Sicherung“ vereinbaren

Wer dieses schlichte Muster nutzt, kann selbst größere Projekte innerhalb einer Woche so solide auf die Schiene setzen, dass die Projektteams die Arbeit aufgenommen haben und mit einer klaren Richtung unterwegs sind. Alles andere ist ein unnötiger Eiertanz.

Wichtig, damit das gelingt, sind zwei Dinge:

  • Wenn Sie Geschäftsführer:in oder Vorstand sind, dann reservieren Sie von Anfang an, schon bei der Strategieentwicklung, die Kapazität für die oben aufgeführten Schritte sowie die Regelkommunikation in Ihrem Kalender. Klingt banal, ist wirklich nützlich, wird leider oft vergessen. Doch Strategien leben davon, dass aus Papier Realität wird, von der Umsetzung.
  • Geben Sie den Projektleiter:innen eine klare Orientierung, was die Strukturierung des Vorhabens betrifft. Als schnellstes Instrument hat sich in unserer Praxis immer wieder ein Projektmanagement-Canvas bewährt. Mit dieser Einladung zur Visualisierung finden selbst unerfahrene Teams schnell zu Struktur und beantworten alle relevanten Fragen zur Vorgehensweise und Organisation der Zusammenarbeit früh im Projekt. Wenn Sie aus Perspektive der Unternehmensleitung auf den Canvas schauen, können Sie die Struktur leicht nachvollziehen und aus Ihrer Perspektive ergänzen, um das Bild zu komplettieren.

Engpassvermeidung: Erst gut organisieren, dann inhaltliche Lösungen entwickeln

Bei alldem gilt es, sich nicht von fehlenden Lösungen verrückt machen zu lassen. Manche Teams versuchen die zu entwickeln, bevor das Projekt gestartet wird, in der irrigen Annahme, dass alle Fragen geklärt sein müssten, um ein Projekt umsetzen zu können.

Mal ehrlich: wenn alle Fragen bereits geklärt sind, braucht es dann noch ein Projekt?
Dieses Vorgehen ist nonsens. Schließlich ist das Projekt dazu da, Lösungen zu entwickeln und startet deshalb mit vielen offenen Fragen. Projektteams, die sich anfangs wenig um Organisation von Zusammenarbeit und Vorgehensweise kümmern und statt dessen Inhalte und Projektgegenstände diskutieren, liefern typischerweise schlechte Ergebnisse. Der Canvas hilft zu Beginn, die wichtigen Fragen zu stellen und schnell Struktur sowie eine klare Linie zu finden.

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim #WasAufDieBeineStellen!

Ihr
Holger Zimmermann
Inhaber & Geschäftsführer Projektmensch