Projektmanagement mit Kanban – Projektbrief
Liebe Projektbrief-Leser,
schon mal Aufgaben oder Projekte in Stapel organisiert? Das gelingt ganz leicht mit der übersichtlichen Kanban-Methode. In unserem Leitartikel demonstrieren wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte mit Kanban klar darstellen und erfolgreich steuern können.
Benno Müller macht Marketing. Und das ist ein Grundproblem der Unternehmensorganisation. Denn wenn Benno Müller dafür eingestellt wurde, wird er stets Marketing machen – unabhängig davon, ob das Unternehmen derzeit Marketing benötigt. Selbst dann, wenn mehr Marketing andere Bereiche des Unternehmens in die Bredouille bringt, wird Benno Müller weiter Marketing machen. Denn dafür wurde er eingestellt. Mit diesem Unsinn sollten wir Schluss machen, oder?
In Sachen Weihnachten möchten wir dieses Jahr anstatt Weihnachtsgeschenken wieder eine Spende an eine sinnstiftende Organisation machen. Wir würden uns über Vorschläge freuen. Und falls Sie selbst trotzdem noch ein Weihnachtsgeschenk suchen, legen wir Ihnen gerne unseren Herrn Idepap ans Herz. Das Büchlein, das Chefs ihren Projektleitern schenken sollten. Und Projektleiter ihren Chefs.
Wie immer wünschen wir Ihnen viel Spaß bei der Lektüre und freuen uns auf Ihre Rückmeldungen. Diesmal allerdings nicht ohne Ihnen schöne Festtage und einen guten Start ins neue Jahr zu wünschen!
Alles Gute. Bis bald.
Ihr
Projektmensch-Team
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Die Themen:
1. Projekte und Aufgaben steuern mit Kanban
2. Herr Müller macht Marketing
3. Gestatten, Idepap!
4. Buchtipp: GELASSEN und professionell führen
5. Anstatt Weihnachtsgeschenken: Spendenempfänger gesucht
6. Projektmensch live
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1. Projekte und Aufgaben
steuern mit Kanban
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von Daniela Wörner
Schon mal Aufgaben oder Projekte gestapelt? Nicht nur für diejenigen, die heute “agil“ arbeiten, ist die Methode interessant. Kanban hilft, sich allein oder das Team besser zu organisieren und den Abstimmungsbedarf zu reduzieren. Ganz nebenbei kann man auch noch Multi-Projekt-Management damit betreiben.
Die Methode “Kanban“ (japanisch für Karte/Zettel) kommt ursprünglich aus der Produktion und wird dort vorwiegend zur Steuerung von Materialflüssen eingesetzt. Ein Kanban-Board (digital oder ganz altmodisch auf Papier) besteht aus mehreren Spalten. Einzelne Aufgaben entsprechen einer Karte. Die Besonderheit: Alle Informationen, die zur Erledigung einer Aufgabe relevant sind, befinden sich direkt auf der zugehörigen Karte.
Die Steuerung erfolgt nach dem Pull-Prinzip: Neue Karten landen zunächst im Stapel “Sammlung“, werden gezogen und wandern dann von links nach rechts. Die Stapel können ganz nach Bedarf angelegt werden, bewährt haben sich Stapel für “In Arbeit“, “Wartet auf andere“ und – der schönste von allen – “Erledigt“. Auch ein Stapel für “Nicht-Machen“ ist ganz im Sinne des Zeit- und Selbstmanagements sehr zu empfehlen.
Kanban kann dabei ganz unterschiedlich genutzt werden: Für die private Aufgabenliste genauso wie für die Projektarbeit im Team. Da jede Karte kommentiert, mit einer Checkliste oder Anhängen versehen werden kann, kennt jedes Teammitglied jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand und hat alle Informationen zur Verfügung. Richtig eingesetzt erspart das viele E-Mails, erhöht die Transparenz und reduziert den Abstimmungsbedarf. Jeder kann und soll dabei mitmachen – damit das funktioniert, braucht jedoch jede Aufgabe auch einen Verantwortlichen.
Auch mehrere Projekte lassen sich mit derselben Methodik im Blick behalten und steuern. Wichtige Hebel beim Thema Multi-Projekt-Management sind, nicht zu viele Projekte parallel in Bearbeitung zu haben, eine klare Rangfolge der Projekte zu definieren und laufende Projekte möglichst nicht zu stören (mehr zum Thema Schädliches Multitasking gibt es auch auf unserem Blog). Auch hierfür bietet die Kanban-Methodik Unterstützung: Jetzt entsprechen die Karten nicht mehr Aufgaben, sondern Projekten. Die Stapel geben einen Überblick, welche Projekte in Bearbeitung sind, welche Projekte bewusst nicht gemacht werden und lassen Rangfolgen und Engpässe erkennen.
Egal wie und wofür Sie Kanban-Boards einsetzen: Begrenzen Sie den Workflow, achten Sie auf klare Zuständigkeiten – und freuen Sie sich über die vielen Karten im Stapel “Erledigt“.
Tool-Tipp: Meistertask mit deutschem Datenschutz
Die Vorteile eines digitalen Kanban-Boards liegen auf der Hand: ortsunabhängige Kommunikation und Verfügbarkeit von Information und Dateien auf dem aktuellen Stand. “Alles schön und gut, aber wie sicher sind unsere dort hinterlegten Firmen- und personenbezogenen Daten?“, werden wir oft gefragt.
Bisher hatten wir für uns keine befriedigende Antwort darauf, jetzt gibt es mit Meistertask ein Tool, dessen Server in Deutschland stehen und die dort gespeicherten Daten damit deutschen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Wie andere Kanban-Tools bietet Meistertask wichtige Funktionen wie Kommentare, Dateianhänge, Zuordnung von Aufgaben und Fälligkeiten. Die Nutzung ist via Webinterface oder App für unterwegs möglich und in der Grundversion kostenlos.
Unsere internen Tests hat es schon mal bestanden: Wir haben unsere Boards umgezogen. Die Bedienung ist intuitiv, die Einsatzmöglichkeiten vielfältig – ob private Nutzung oder für die Teamarbeit: Account anlegen und einfach mal ausprobieren!
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2. Herr Müller macht
Marketing
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von Holger Zimmermann
Herr Müller macht Marketing. Immer. Das ist ein Problem.
Für Herrn Müller ist es ein Traum: Er macht Marketing. Und das ist ein Grundproblem der Unternehmensorganisation. Für Marketing wurde Herr Müller vor 14 Jahren eingestellt, nachdem er sein Studium mit Bravour abgeschlossen hatte. Stetig versucht er, die Wirkung seiner Aktivitäten zu verbessern, seine Abläufe zu optimieren. Dass das Unternehmen Engpässe in der Produktion hat, spürt Herr Müller nicht. Er regt sich nur darüber auf, dass die Marke an Ansehen verliert, weil immer öfter nur mit Verzug geliefert wird.
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3. Gestatten, Idepap!
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“Ok, ist klar!” “Gut, dann ist es ja gut. Ich meinte nur.” “Nee, danke, ist wirklich geklärt.” “Verstehe ich, wusste ich nicht. Ist vielleicht nur nicht bei mir angekommen.” “Doch doch, haben wir geklärt. Steht dann so drin.” “Wenn es dann drin steht, dann ist es ja gut.” “Ja, wird drin stehen. Versprochen.” “Dann kann ich es ja mal nachlesen. Falls ich noch Fragen haben sollte, melde ich mich. Kann ich mich an Dich wenden?” “Ähm, ja schon, das müssten wir dann noch klären.”
Idepap war lediglich Zeuge und er hoffte inständig, niemand würde sich jemals daran erinnern, dass er bei dieser Besprechung dabei gewesen war.
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4. Buchtipp: GELASSEN
und professionell führen
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von Corinna Derra
Führung erleben wir jeden Tag auf unterschiedliche Art und Weise. Sie passiert überall da, wo Menschen aufeinandertreffen. In vielen Momenten können kurze Tipps und Impulse helfen, die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kollegen und eigenen Vorgesetzten zu erleichtern. In seinem Werkstattbuch für Führungskräfte “Gelassen und professionell führen“ schildert Axel Germek, welche Möglichkeiten es gibt, sein eigenes Führungsverhalten zu reflektieren. Er kommt dabei immer wieder darauf zurück, dass Führung bei einem selbst beginnt und dem partnerschaftlichen Ansatz zugrunde liegt. Dazu erhalten Sie praxisnahe Strategien und Handlungsimpulse für die Führungsrolle im Alltag. Die im Buch vorgestellten Kommunikations- und Führungstools sind Vorschläge, die Sie auf Ihre eigene Situation anwenden können und geben Impulse für einen konkreten Handlungsschritt. Eine praktische Ergänzung für jeden, der sich mit Führung beschäftigt.
Axel Germek: GELASSEN und professionell führen (1); Verlag tredition; Auflage: 1 (2016)
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5. Anstatt Weihnachts-
geschenken:
Spendenempfänger gesucht
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Wir werden es wieder tun! Ihr Weihnachtsgeschenk werden wir erneut verschenken. Damit das jedoch nicht völlig unbeteiligt an Ihnen vorbei geht, laden wir Sie hiermit ein, Vorschläge einzusenden. Welche gesellschaftlich sinnstiftende Initiative hat Unterstützung verdient? Lassen Sie uns auch wissen, warum Sie dieser Meinung sind und gerne auch, welche Form der Unterstützung Sie für passend halten. Vielleicht hilft ein Projektmanagement-Coaching mehr als eine Geldspende? Wir sind offen.
Besonders spannend finden wir Initiativen, die auf Dauer angelegt sind. Vielleicht auch etwas im Bereich soziales Unternehmertum? Schreiben Sie uns bis spätestens 16. Dezember 2016 mit dem Betreff “Weihnachtsgeschenk zu verschenken” an dialog@projektmensch.com. Wir entscheiden dann wieder ganz subjektiv, wohin wir unser Weihnachtsgeschenk versenden wollen. Vielen Dank!
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6. Projektmensch live
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Für die Weiterbildung im Einzelfall oder den Austausch über Unternehmensgrenzen hinaus bieten wir auch im nächsten Jahr wieder offene Seminare an.
Basis-Seminar Projektmanagement kompakt
23.03.2017 – 24.03.2017, Stuttgart
Projektmanagement für Verlagsmitarbeiter
05.04.2017 – 06.04.2017, München
Selbst- und Zeitmanagement
21.03.2017, Stuttgart
Wunderwaffe Projektstartworkshop
09.05.2017, Stuttgart
Projektcoaching-Tag
21. Juni 2017, Stuttgart
11. Oktober 2017, Stuttgart
Projektleitertraining – Führen ohne Macht
21.09.2017 – 22.09.2017, Stuttgart
In unseren Seminaren arbeiten wir an Ihren mitgebrachten Projekten und diskutieren gemeinsam über Sinn und Unsinn der Methoden. Jederzeit können wir zudem Termine nach aktuellen Anfragen abstimmen.
Sprechen Sie uns an: dialog@projektmensch.com.
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Der Projektbrief wird herausgegeben von Holger Zimmermann. Projektmensch., Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH), Hanfweg 10, 72160 Horb am Neckar, Deutschland (Steuernummer: 42341/21603, Finanzamt Freudenstadt. USt-ID DE190572274). Verantwortlich für den Inhalt ist Holger Zimmermann. Alle Inhalte sind (c)2007 – 2016 Holger Zimmermann, sofern nicht anders angegeben. Ähnlichkeiten von Namen mit denen lebender Personen und real existierender Firmen sind rein zufällig. Die Dinge jedoch könnten so oder so ähnlich auch geschehen sein.
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