Wie viel “Zusatzaufwand” ist Projektplanung? – Projektbrief
Liebe Projektbrief-Leser,
“Pläne stimmen eh nie!“ “Stimmt“, sagen wir, “Software ist ein Hilfsmittel.“ Projektplanung mit Software nehmen wir in der Rubrik “Nachgedacht” unter die Lupe. Auch Herr Idepap setzt sich mit vermeintlichem Zusatzaufwand für Planung auseinander.
Außerdem haben wir uns mit der Frage beschäftigt, warum bei einer Projektmanagement-Einführung Komplizen hilfreich sind.
Und wir haben zu melden, an wen wir Ihre Weihnachtsgeschenke in diesem Jahr verschenkt haben. Vielleicht haben Sie ja Lust, diese Organisation auch zu unterstützen. Wer weiß? Wir wünschen auf jeden Fall wieder viel Freude bei der Lektüre sowie den ein oder anderen Impuls für das nächste Projekt. Bei Fragen: fragen!
Ihr
Projektmensch-Team
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Die Themen:
1. Geschäftsführer-Coaching
2. Warum brauchen wir Komplizen?
3. Gestatten, Idepap!
4. Nachgedacht: Projektsoftware als Hilfsmittel
5. Buchtipp: Gewaltfreie Kommunikation: Eine Sprache des Lebens
6. Ihr Weihnachtsgeschenk: Tour des Lächelns
7. Projektmensch live
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1. Geschäftsführer-
Coaching
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von Holger Zimmermann
Wir haben da etwas, was uns in immer wieder auffällt und unsere Kunden viel Geld kostet und außerdem mehr Arbeit macht als nötig. Es geht um die Einführung oder Weiterentwicklung von Projektmanagement, also um Organisationsentwicklung. In diesen Vorhaben könnte mit weniger Aufwand ein schnellerer Erfolg erzielt werden.
Managementeingriffe mit und ohne Projektmanagement
Warum das nicht genutzt wird? Das liegt daran, dass unter “Projektmanagement” sofort die Zielgruppe “Projektleiter” in den Fokus rückt. Würden sich statt dessen Vorstand, Geschäftsführung und die Management-Ebene darunter dem Thema annehmen, würde der Nutzen weit schneller gestiftet.
Diese Zielgruppe hat wenig freie Kapazität, weshalb klassische Formate der Organisationsänderung oft nicht funktionieren. Ein Geschäftsführer tut sich nicht selten schwer, zwei Tage am Stück an einem Seminar oder Workshop teilzunehmen. Deshalb erfordert die Beteiligung der Unternehmensleitung andere Formate. Coaching ist eine Variante der Zusammenarbeit, die sich besser an den Kalender von Geschäftsleitung und Management anpassen lässt.
Steigt die Geschäftsleitung in die Weiterentwicklung von Projektmanagement im Unternehmen direkt mit ein, kann sie mit wenigen Kniffen für schnellere Ergebnisse sorgen. Der vermeintliche Zusatzaufwand ist oft bereits im ersten Projekt wieder reingeholt.
Wie ein solches Format aussehen kann, haben wir auf unserer Website näher beschrieben: www.projektmensch.com/portfolio/geschaeftsfuehrer-coaching/
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2. Warum brauchen wir
Komplizen?
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von Daniela Wörner
Im Zusammenhang mit der Einführung von Projektmanagement in Unternehmen haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie sich die Art von Zusammenarbeit beschreiben lässt, die hierfür nötig ist.
Dabei sind wir auf den Begriff des Komplizen gestoßen. Was zunächst vielleicht verwundern mag – denn Komplizenschaft wird im deutschen Sprachgebrauch überwiegend im Zusammenhang mit Straftaten benutzt und ist daher eher negativ besetzt. Könnte es aber nicht dennoch der bessere Begriff sein, um zu verbildlichen, was hier gebraucht wird?
Seiner Wortherkunft nach bedeutet Komplize “eng miteinander verflochten“. Komplizen haben eine Idee, schmieden einen gemeinsamen Plan und setzen diesen um. Sie interessieren sich dabei nicht für die alte Ordnung, sie sind kreativ beim Finden alternativer Wege und lassen sich nicht von Regeln und bestehenden Strukturen aufhalten. Sie schaffen neu statt sich auf Vorhandenes zu verlassen. Sie handeln gemeinsam und doch individuell. Sie aktivieren andere, kommunizieren informell und gestalten so oft den Anfang von Beziehungen. Sie sind erfinderisch und gleichzeitig zielorientiert. Dabei können Komplizen ganz heterogen in ihrer Zusammensetzung sein – unterschiedlichste Menschen, die sich jedoch für ein klares, gemeinsames Ziel für einen begrenzten Zeitraum zusammentun und Mitverantwortung übernehmen.
Projekte wie die Einführung von Projektmanagement bringen mit sich, dass an bestehenden Strukturen gerüttelt wird, an der Unternehmenskultur, an der Art der bisherigen Zusammenarbeit. Dabei braucht es neue Wege abseits bekannter Regeln, es braucht die Durchmischung über Abteilungsgrenzen hinweg und eine gewisse Kreativität – um letztlich einen gemeinsamen Coup, einen Überraschungserfolg, zu landen. Und was wäre dafür besser geeignet als Komplizen?
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3. Gestatten, Idepap!
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Idepap war es leid. Immer wieder dieselbe Leier. “Keine Zeit, kein Geld”, was so viel hieß wie “keine Lust” und wohl auch “keine Ahnung”. Einen Versuch wollte er noch wagen.
“Worin genau liegt denn der Zusatzaufwand?”, fragte er. Die Workshopteilnehmer blickten sich an. “Diese ganzen Pläne zu erstellen, das dauert Tage!” “Da haben Sie Recht!”, kommentierte Idepap. “Schauen wir mal, was in den Plänen drin steht”, setzte er fort, “da sind zum Beispiel eine Übersicht aller Aufgaben. Können Sie es sich erlauben, die Aufgaben nicht zu identifizieren?” “Ähm, nein …” “Dann finden Sie Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, richtig?” “Ähm, ja …” “Können Sie es sich erlauben, die Aufgaben in der ‘falschen’ Reihenfolge zu erledigen?”
Die Antworten kamen zögerlicher. Idepap sprühte vor Energie und es war wohl auch ein wenig Zorn dabei. “Ähm, nein …” “Und dann steht da noch drin, wie viel Zeit Sie investieren müssen. Können Sie Aufgaben machen, ohne die Zeit dafür freigeschaufelt zu haben?”
Idepap wartete die Antwort erst gar nicht ab. “Dann frage ich Sie nochmal: Wie viel Zusatzaufwand ist das Planen denn nun?” Er stand auf, öffnete die große, graue Türe nach draußen und sagte “Pause!”
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4. Nachgedacht: Projekt-
software als Hilfsmittel
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von Tina Zimmermann
“Es kommt immer anders als man denkt“, sagt der Volksmund. Warum also sollte man die Mühen der Projektplanung auf sich nehmen und in akribischer Kleinarbeit eine Software mit Daten füttern? “Pläne stimmen eh nie!“ “Stimmt“, sagen wir, “Software ist ein Hilfsmittel.“
In unserem Basisseminar “Projektmanagement kompakt“ vergleichen wir Projektsoftware ganz gerne mit einem Navigationsgerät. Das Navi liefert dem Autofahrer* während seiner Fahrt zum Zielort wertvolle Hinweise u.a. darauf, wo man sich gerade befindet und wann man voraussichtlich ankommen wird. Wertvolle Hinweise, aus denen jeder Fahrer automatisch für sich einen Aktionsplan ableitet, wie er sich im weiteren Verlauf der Fahrt verhalten möchte. Wird das Ziel laut Navi vor der gewünschten Zeit erreicht, gönnt man sich vielleicht noch einen extra Kaffee. Meldet das System Verzug, wird aufs Gas gedrückt. (* selbstverständlich ist hiermit auch die Autofahrerin gemeint)
Nichts Anderes muss Projektsoftware aus unserer Sicht tun. Sie soll die Projektmitstreiter darin unterstützen, zu jeder Zeit während der Umsetzung ihres Projekts, den aktuellen Status-Quo zu erfahren und daraus einen Aktionsplan für den weiteren Verlauf ableiten zu können. Also bildlich gesprochen und auf unser obiges Beispiel bezogen: “Wo müssen wir Gas geben? Und an welcher Stelle können wir uns noch einen Kaffee gönnen?“
Damit die Software diesen Status-Quo liefern kann, muss sie zuvor mit Daten gefüttert werden. Im Falle des Navis haben dies andere bereits für uns erledigt, im Falle des eigenen Projekts dürfen wir selbst die Inhalte bestimmen. Als minimalste Datenbasis genügen uns dabei zunächst drei Dinge:
- die zu erledigenden Aufgaben
- die geschätzte Dauer pro Aufgabe
- die Reihenfolge, in der die Aufgaben abgearbeitet werden sollen
Für die Ausarbeitung dieser Punkte empfehlen wir “Stift, Papier und das persönliche Gespräch im Team“. Die gemeinsame Sicht des Teams sorgt für stärkere Akzeptanz des Plans. Akzeptanz hat aus unserer Erfahrung Vorrang vor Vollständigkeit.
Ist die Software mit diesen Inhalten gefüllt, nennt sie die Gesamtprojektdauer und zeigt den möglichen Liefer- bzw. Endtermin. Ein wertvoller Hinweis darauf, ob ein möglicherweise bereits vorgegebener Liefertermin überhaupt realisierbar ist. Werden nun den einzelnen Aufgaben noch Ressourcen hinzugefügt, zeigen sich weitere Hinweise z.B. darauf, wann welche Ressourcen benötigt werden und ob und wann es mögliche Überschneidungen mit anderen Projekten gibt, die zu einer Überlastung führen.
Noch während der Planungsphase können nun Maßnahmen zur Optimierung des Projekts erarbeitet werden. So kann beispielsweise das Projekt zu einem anderen Zeitpunkt in die Umsetzung starten, weil Ressourcen dann besser passen. Oder Aufgaben werden extern vergeben, um interne Ressourcen zu schonen. Die Dauer einzelner Aufgaben könnte durch zusätzliche Ressourcen verringert werden, um die Gesamtlaufzeit zu verkürzen. Oder Aufgaben werden parallel geplant, statt aufeinanderfolgend. Um nur einige Beispiele zu nennen.
Geht das Projekt in Umsetzung, zeigen sich die Vorteile der gemeinsamen Ausarbeitung des Projektplans in der Planungsphase. Der regelmäßige, gemeinsame Blick auf den aktuellen Status-Quo des Projektplans liefert dem Team wertvolle Hinweise darauf, wo sich das Projekt aktuell befindet und wann und wie es voraussichtlich “ankommen“ wird. Das Team kann aus dem Delta “Plan-Realität“ lernen und das weitere Vorgehen anpassen. Auch hier unterstützt die Software darin, verschiedene Handlungsszenarien zu durchdenken. Werden diese nach obigem Muster (Punkte 1. – 3.) erarbeitet und dem bestehenden Plan hinzugefügt, zeigt die Software sofort mögliche Auswirkungen.
Mehr zum Thema “Delta Plan-Realität“ finden Sie auch in unserem Blog-Artikel.
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5. Buchtipp: Gewaltfreie
Kommunikation: Eine
Sprache des Lebens
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von Corinna Derra
Komplizen für das Projekt gewinnen. Auf andere Menschen einwirken, sodass sie im Sinne des Projektes handeln können. Konflikte erkennen und lösen. Das sind nur einige beispielhafte Situationen, in denen Projektleiter vor der Herausforderung stehen, Projekte ohne Macht zu führen. Ich habe an dieser Stelle einen Vorschlag für ein Vorgehensmodell, das uns besonders in verfahrenen Situationen hilft: das Konzept der Gewaltfreien Kommunikation (GFK), entwickelt von Marshall B. Rosenberg. Im Vordergrund steht eine wertschätzende, vertrauensvolle und respektvolle Beziehung zwischen den Menschen. Statt die Handlungen und Aussagen unseres Gegenübers (häufig zu) schnell zu bewerten, geht es in der GFK um die Klärung von Beobachtungen und Bedürfnissen. Sie ist aus meiner Sicht eine bewährte Methode, Konflikte im Team oder mit Beteiligten klar anzusprechen ohne dabei die Beziehungen langfristig zu belasten. In dem Buch “Gewaltfreie Kommunikation – Eine Sprache des Lebens“ bringt uns Marshall B. Rosenberg die Grundlagen der GFK näher und liefert wertvolle Tipps zur Anwendung der Methode im Alltag. Eine echte Hilfestellung für alle, die sich gerade mitten in einem Konflikt befinden oder ihre eigenen kommunikativen Fähigkeiten reflektieren wollen.
Marshall B. Rosenberg: Gewaltfreie Kommunikation: Eine Sprache des Lebens (1), Junfermann Verlag; Auflage: 10. (16. Juni 2012)
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6. Ihr Weihnachts-
geschenk:
Tour des Lächelns
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Erst einmal sagen wir “Danke” an alle, die uns einen Tipp geschickt haben, wohin wir Ihr Weihnachtsgeschenk 2016 verschenken sollen. Wir sind dadurch auf Aktionen und Engagement aufmerksam geworden, das wir bisher nicht kannten. Das hat uns persönlich bereichert.
Am Ende hat uns am meisten angesprochen: “Oft zählen in schwierigen Lebenslagen die kleinen Momente des Lebens. Gemeinsam Freude bereiten und/oder erleben. Unser Ziel ist es, innerhalb einer mehrtägigen Bustour durch Süddeutschland für und mit Kindern in einer schwierigen Lebenslage in verschiedenen Einrichtungen (Kinderklinik, Kinderrehabilitation, Kinderheim etc.) zu musizieren und hierdurch einen Moment der Freude zu schenken. Die Tour des Lächelns.” Deshalb haben wir uns entschieden dahin zu wirken, dass es auch 2017 wieder eine Tour des Lächelns geben wird.
Weitere Informationen zur Organisation und zum Projekt “Tour des Lächelns” finden Sie unter: www.choice-germany.com. Im Dezember hatte der Schwarzwälder Bote berichtet: Tanzende Kinder bei “Tour des Lächelns”
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7. Projektmensch live
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Für alle, die wissen möchten, wie man sich selbst angesichts der Fülle und Anzahl seiner Vorhaben besser organisieren kann, empfehlen wir unser Training Selbst- und Zeitmanagement am 21.März 2017 in Stuttgart. An diesem Tag erleben Sie die grundlegende Systematik der Selbstorganisation und lernen Mittel und Wege kennen, um sich im Alltag neu zu reflektieren.
In unserem Projektmanagement kompakt am 23. & 24. März 2017 in Stuttgart geht es um den roten Faden im Projekt, von der Idee bis zum Projektabschluss. An Ihren mitgebrachten Projekten erleben Sie direkt die Wirkungsweise der Projektmanagement-Instrumente und entscheiden selbst über Sinn und Unsinn im Projektmanagement.
Lernen Sie in unserem Training Projektplanung und –steuerung mit MS Project (kompakt) am 5. April 2017 in Stuttgart eine Planungs- und Steuerungslogik kennen, die mit ein paar wenigen Funktionen der Software MS Project auskommt und (vielleicht gerade deswegen) seit vielen Jahren in unserer täglichen Praxis für gute Zusammenarbeit sorgt.
Für diese Termine gibt es noch freie Plätze. Sprechen Sie uns an: dialog@projektmensch.com.
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Der Projektbrief wird herausgegeben von Holger Zimmermann. Projektmensch., Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH), Hanfweg 10, 72160 Horb am Neckar, Deutschland (Steuernummer: 42341/21603, Finanzamt Freudenstadt. USt-ID DE190572274). Verantwortlich für den Inhalt ist Holger Zimmermann. Alle Inhalte sind (c)2007 – 2016 Holger Zimmermann, sofern nicht anders angegeben. Ähnlichkeiten von Namen mit denen lebender Personen und real existierender Firmen sind rein zufällig. Die Dinge jedoch könnten so oder so ähnlich auch geschehen sein.
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