(Technik-)Tipps für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams, oder: Wie wir arbeiten und was uns wirklich hilft.

 

Was uns nützlich ist – in Kürze vorab:
  • Anstatt Flurfunk und für die themenunabhängige Kommunikation Slack samt gegenseitigem „Tagesbriefing“
  • Company Kanban Board für die Projektübersicht und Auftragssteuerung, Projektsteuerung und zugehörige Kommunikation via Meistertask in vier Boards von Anfragen bis strategische Entwicklung
  • Klarer Ablauf für Regelkommunikation allgemein und, wo sinnvoll, pro Projekt im Projektteam
  • Fünf elementare Dinge, damit Projekte gelingen, unter anderem mehr Fokus auf Ziele als Grundlage für selbstorganisiertes Arbeiten
  • Online Meetings immer mit guter Visualisierung, etwa über Mindmaps in iThoughts oder Xmind, und stabiler Leitung, etwa bei GoToMeeting, Microsoft Teams (aktuell kostenlos) oder Zoom, das auch virtuelle Gruppenarbeitsräume bietet – gelegentlich unterstützt durch ein gemeinsames Online-Whiteboard wie Miro
  • Auf gute Audioqualität von Online-Meetings und -Workshops achten, etwa mit Konferenzspinne oder Jabra 710 (Amazon-Affiliate-Link)
Als Gesamtbild:

Die Zusammenarbeit in verteilten Teams ist gar nicht ohne. Manch einer merkt, was so kurz mal per Zuruf geklärt werden konnte. Wir kennen das, arbeiten wir doch schon seit weit über zehn Jahren mobil an allen möglichen Orten dieser Welt und treffen uns nur gelegentlich im Büro. Genauer: haben uns getroffen, denn derzeit sind wir permanent im Homeoffice. Was bei Anwesenheit im Büro informell geklärt werden kann, braucht jetzt gleich einen definierten Kanal zur Klärung. Für alles ein Meeting anzusetzen oder anzurufen, würde alle Kollegen blockieren. Wie also organisieren?

Grundsätzlich braucht es einen themenunabhängigen Kommunikationskanal, der den Flurfunk ersetzen kann. Wir nutzen hierfür „Slack“. Alles, was allgemein zu sprechen ist, wird darüber abgebildet. Jeder schreibt morgens kurz, was er sich für den Tag vorgenommen hat und meldet sich abends mit einem kurzen Ergebnisbericht ab. So weiß jeder, wann er auf den anderen auch direkt zugreifen kann und man kann sich gegenseitig bei den anstehenden Arbeiten unterstützen.

Für die aufgabenbezogene Kommunikation, wenn es also um konkrete Projekte geht etwa, nutzen wir „Meistertask“. Seit vielen Jahren steuern wir die gesamte Firma mit einem „Company Kanban Board“. Wobei, genauer sind es vier: eines für die Bearbeitung von Anfragen bis zum Auftrag, eines für die Disposition, eines für die “Themen in Arbeit“ und ein Backlog für all die schönen Dinge, die wir irgendwann mal machen wollen und könnten.

Jedes Thema, jedes Projekt, das wir treiben, hat auf einem dieser Boards eine übergeordnete „Karte“, ein Ticket. Sämtliche Abstimmung zu dem spezifischen Thema wird dort festgehalten. Das macht das Wiederfinden leicht, denn damit ist die Themenkarte die zentrale Anlaufstelle. Dort steht im Zweifel auch, wo weitere Informationen zu finden sind.

Das alles funktioniert nur deshalb, weil wir einen klaren Ablauf für unsere Regelkommunikation haben. Einmal im Monat stimmen wir uns ab, was wir uns den Monat vornehmen. Dann werden die Karten aus der Disposition in Themen in Arbeit verschoben. So reduzieren wir die Anzahl der Karten, die wir im Blick behalten müssen, und sorgen für Fokus. Ohne die Regelkommunikation würden die „Kanbanboards“ nicht funktionieren. Überhaupt: Kanban ist aus unserer Erfahrung einer der erfolgreichsten Ansätze, um die Zusammenarbeit in verteilten Teams zu organisieren.

Für die kleineren Aufgaben genügt das alles schon. Für größere Projekte braucht es zusätzlich noch eine Regelkommunikation pro Projekt. Die organisiert bei uns der:die Projektleiter:in individuell passend zum Projekt. Wobei diese Person die Verantwortung übernimmt, dass das Thema vorankommt.

Damit ein Thema vorankommt, braucht es grundsätzlich fünf elementare Dinge:

  1. ein Verständnis für die Ausgangslage und damit das zu lösende Problem,
  2. klare Ziele,
  3. eine strukturierte Übersicht der anstehenden Arbeit,
  4. klare Rollen samt der damit verbundenen Erwartungen, Kompetenzen und Spielregeln sowie
  5. regelmäßige Abstimmung, die für Vortrieb sorgt.

Zu Zielbildern und Struktur haben wir an anderer Stelle bereits Artikel publiziert (‘Projekten Struktur geben‘ und ‘Gute Ziele sind Richtschnur im Projekt‘ sowie ‘Zukunftsbilder. Oder: Wohin soll das führen?‘ im Projektmensch-Blog). Für die Regelkommunikation ist es wichtig, dass es sich um kurze Statusmeetings handelt und Diskussionen über Details in den Arbeitsergebnissen an anderer Stelle stattfinden.

Diesen Punkten kommt bei der Zusammenarbeit verteilter Teams ein viel stärkere Bedeutung zu. Ziele etwa sind die Grundlage für selbstständiges Arbeiten. Wo jemand im Homeoffice arbeitet, fallen sowohl Orientierung aufgrund des Handelns der Kollegen wie auch Feedback schwer. Je klarer ist, wohin die Reise führen soll, desto besser gelingt das unabhängige Wirken.

Dasselbe gilt für die Aufgaben. Wer Aufgaben strukturiert, Verantwortung abstimmt und damit Rolle klärt, hat automatisch Klarheit darüber, wer für welche Ergebnisse verantwortlich zeichnet. Außerdem entsteht so ein für alle sichtbarer Kommunikationsplan: jeder sieht, wen er für welches Aufgabenpaket ansprechen kann. Das macht direkt Abstimmung leicht.

Dann gilt es nur noch, bei der Regelkommunikation besonders auf Ergebnisse zu achten: ist bei allen Aufgabenpaketen klar, auf welches Ergebnis hingearbeitet werden soll? Werden wirklich Ergebnisse erzielt und erfüllen die die definierten „Abnahmekriterien“? An dieser Stelle kommt die Führungskraft ins Spiel. Wird sie zu jeder dritten oder vierten Regelkommunikation eingeladen (oder öfter), hat sie automatisch den aktuellen Status. Bei diesen Runden lohnt es sich, ein paar Minuten extra einzuplanen, um den Fragen des Auftraggebers, den Fragen an den Auftraggeber und den Entscheidungen Raum zu geben.

Dass die Meetings in verteilten Teams online stattfinden, muss nicht extra erwähnt werden. Seit Jahre machen wir auch Coachings und Workshops online. Eine gute Visualisierung ist dabei der Schlüssel, wie in einer Besprechung im Meetingraum auch. Im Zweifel nutzen wir dafür Mindmaps, etwa mittels iThoughts, Freemind oder Xmind. Die helfen, Struktur zu halten. Damit die Bildschirmübertragung gut funktioniert, achten wir auf eine angenehme Schrift, die auch klein noch gut zu lesen ist.

Als Konferenzsoftware nutzen wir am liebsten GoToMeeting, da es wirklich stabil ist, mit allen möglichen Endgeräten problemlos funktioniert und eine Einwahl mittels Telefon möglich ist, was die Internetleitung schont. Alternativ spielt bei uns Microsoft Teams für Online-Konferenzen eine wichtige Rolle. Die Software wird aktuell (Stand Ende März 2020) kostenlos zur Verfügung gestellt, um die Folgen der Ausbreitung des Coronavirus besser bewältigen zu können. Andere Anbieter wie etwa Zoom bieten einen begrenzten Leistungsumfang dauerhaft kostenlos und die Möglichkeit, eine Konferenz in Arbeitsgruppen aufzuteilen. Tools wie Miro helfen, gemeinsam zu visualisieren.

Neben der Visualisierung ist eine gute Sprachqualität der Schlüssel, damit eine Online-Konferenz nicht zu anstrengend wird. Neben einer Polycom-Konferenzspinne für Telefonanrufe haben wir ‘Jabra 710’-Tischlautsprecher-Mikron-Kombinationen (Amazon-Affiliate-Link) im Einsatz und sind sehr zufrieden damit. Diese Geräte funktionieren auch wunderbar im Zusammenspiel via Bluetooth mit dem Mobiltelefon.

 

Praxistipp: Schauen Sie sich den Hintergrund an, den Ihre Gesprächspartner bei der Videokonferenz hinter Ihnen sehen: denn die falschen Dinge im Hintergrund bei einer Videokonferenz können ganz schön irritieren.