Arbeitsblatt 1
Flüchtlingshilfe vor Ort organisieren
  Leitfrage: Um welche Themenbereiche müssen sich die Beteiligten vor Ort kümmern? Eine Sammlung.
  (Aufbau) Netzwerk
    Mitstreiter
    Erste Meetings
    Strukturfindung
    Rollen / Ansprechpartner
    Schnittstellen nach außen
    Namen
  Unterkunft
    Erste Unterkunft in Gemeinde
    Anschlussunterbringung ggf. Dauerunterkunft
      Anträge Jobcenter
      Beihilfe zur Erstausstattung
      private Haftpflichtversicherung
    Infowand in der Unterkunft
    Reparaturdienstleistungen
    Infrastruktur in der Unterbringung
      WLAN/ WiFi
      Radio/ TV
      Telefon
  Ausstattung der Flüchtlinge
    Ausstattungsbörse
    Lager
    Team & Öffnungszeiten
  Neuankömmlinge in Arbeit bringen
    Praktibörse
    Jobvermittlung
      Verantwortung vor Ort klären
      Zusätzliche Ansätze definieren
    Qualifizierung für Arbeit
    Übergangsbeschäftigung
    Inkubatoren-Programm
    Arbeitgeber-Arbeitskreis
  Mentoring / Coaching / Therapie
    Dolmetscher
    Traumatheraphie
    Behördengänge
    Job-Coaching
    "Freizeit-Mentoring"
    Paten als Ansprechpartner für Familien
    Streitschlichter
    Vermittlung an Fachdienste
      Diakonie
      Caritas
    Migranten als Mentoren
  Begegnung/Kontakt
    Kinder-Aktivitäten (Jugend, Kleinkinder)
    Begegnungscafé
    Gemeinschaftsgarten
    Feste
  Ideen & Projekte
  Familiennachzug
  Gesundheit
    Medizinische Erstuntersuchung
    Leistung bei Krankheit
    Beim Landratsamt organisieren:
      Krankenschein
      Krankenversicherung
  Anträge & Rechtliches
    Asylantrag
    Vormundschaft
    Antrag bei der Agentur für Arbeit bei Arbeitsaufnahme
    Antrag beim Jobcenter und Abklärung Landkreis bei Umzug
  Öffentlichkeitsarbeit
    Pressearbeit organisieren
    Argumentationspapiere bereitstellen
    Internetpräsenz als Anlaufstelle
    Portraits Helfer & Neuankömmlinge
    Newsletter
    Rechtzeitige Bürgerinfo
      Unterbringung
      Abläufe
      Zuständigkeiten
      Ehrenamt
    Werbung für Demokratie
  Qualifizierung
    Basisschulung für Ehrenamtliche
    Zielgruppe Hauptamtliche
      Projektarbeit mit Ehrenamtlichen
    Zielgruppe Neuankömmlinge
      Deutschkurse (inkl. Lateinische Schrift)
      Integrationskurse
      Qualifikation für Arbeit
      Deutsche Kultur & Werte; Deutsche Gesetze
        Basiskurs für alle Flüchtlinge
        Intensivere Variante für die, die bleiben
    Zielgruppe "Alle Helfer"
      Leben und Arbeiten mit Menschen
aus unterschiedlichen Kulturen
      Technische Hilfsmittel der Projektarbeit
      Psychologische Grundlagen für
die Arbeit mit Flüchtlingen
    Aufbau Bildungskoordination
  Projektmanagement der Arbeit
mit Flüchtlingen vor Ort
    Projektstart-Workshop
    Akteure / Stakeholder
      Andockmöglichkeiten für neue
Helfer sicherstellen
      Möglichkeiten für Hilfsangebote
bekannt machen
      Existierende Hilfsorganisationen/
Serviceclubs einbinden
    Kommunikationsstrukturen
      Ansprechpartner in Ehren- und
Hauptamt recherchieren
      Liste mit Kontaktdaten erstellen
      Fehlende Ansprechpartner benennen
      Bereitstellungsort der Informationen
allen Beteiligten bekannt machen
      Aktualisierung der Daten sicherstellen
      Regelkommunikation einrichten
    Aufgabenübersicht / Projektstrukturplan / Backlog
    Rechtsform der Hilfsorganisation
    Technische Plattform für Information,
Aufgabensteuerung & Kommunikation
    Risikoanalyse
    Rollen / Ansprechpartner /
Zusammenarbeit Haupt- & Ehrenamt
      Verantwortlichkeiten und
Schnittstellen vereinbaren
      Spielregeln festlegen
      Kompetenzen klären
      Vorgehen zur
Entscheidungsfindung vereinbaren
    Finanzierung der Arbeit vor Ort
      Spendenanlaufstelle
        Organisation für
Spendenannahme besorgen
        Entscheidungswege vereinbaren
        Spendenquittungen sicherstellen
      Zuschüsse
      Spenderwerbung
  Danke
  Infrastruktur
    Büro und Besprechungsraum für Ehrenamtliche
    Schulungsräume
  Sicherheit
    Kriminalprävention
    Sicherheitsdienst
    Arbeit an der "gefühlten Sicherheit"
  www.projektmensch.com / 0-06 HZ/ 22. Januar 2017
u.a.
- Hausregeln
- Mülltrennung
- Bus
- Hygieneblatt
- Freizeitangebot
- Wichtige Telefonnummern
Die gemeinsame Arbeit an gemeinsamen Zielen kann ein starkes Mittel sein, um für Begegnung und Miteinander zu sorgen. Gleichzeitig erfahren alle Beteiligten Selbstwirksamkeit. Gerade die Menschen, die zum Nichtstun verdonnert sind, können über sinnvolle Projekte Engagement leben. Wobei die echte, reale Sinnhaftigkeit für die Gemeinschaft ein Schlüssel zu sein scheint.
Als ein Beispiel wurde hier eine gemeinsame Schreiner-Werkstatt genannt, die für neues Mobiliar im öffentlichen Raum sorgt, wo das alte nichts mehr taugt. Womit eine Win-Win-Win-Situation entstanden ist: die Gemeinde kommt kostengünstig an neues Inventar, der Arbeitskreis Flüchltinge zu einem Finanzierungsbeitrag und die Flüchtlinge erhalten Ausbildung und können sich engagieren. Ganz abgesehen davon, dass die beteiligten Unternehmen öffentlichkeitswirksam auf sich aufmerksam machen können.
Mögliche Inhalte:
- Wer darf arbeiten?
- Wie sind die Abläufe?
- Eigene Reflexion:
Was sind meine Motive für mein Engagement?
Wie viel Zeit möchte ich investieren?
Wie lange möchte ich mich engagieren?
Wo liegen meine körperlichen und psychischen Grenzen?
Welche Voraussetzungen brauche ich, um mich zu engagieren?
- Eigene Organisation: Will ich an einem Flüchtlingsarbeitskreis mitmachen oder nicht? Einen eigenen gründen?
(Quelle: http://www.fluechtlingshilfe-bw.de/adressen/adressen-nach-landkreisen)
- Weitere Qualifizierungsmöglichkeiten:
Koordinationsstellen
Landkreis
LpB = Landeszentrale für politische Bildung
Keb = katholische Erwachsenenbildung
- Mögliche Finanzierungsquellen, u.a.:
Fördermöglichkeiten LpB
Fördermöglichkeiten Kirche
Fördermöglichkeiten Kommune
- Typische Rollenteilung zwischen Hauptamt und Ehrenamt
Welche Behörde/Institution ist für mich zuständig?
Wie fördert man eine gute Zusammenarbeit zwischen Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen?
Für welche Leistungen ist die Kommune/der Landkreis zuständig?
Für welche Leistungen ist das Land zuständig?
Für welche Leistungen ist der Bund zuständig?
Wo ist ehrenamtliche Hilfe sinnvoll?
Was dürfen Ehrenamtliche und was nicht?
Ich finde die Arbeit der Kommune/des Landkreises nicht zufriedenstellend – was nun?
- Rechtliche Rahmenbedingungen (inkl. eine Art "Verwaltungsvorschriften für Dummies")
- Erfolgreiche Integration
- Faktencheck: Was aus den Medien stimmt und was stimmt nicht?
u.a.
- Umgang mit traumatisierten Menschen
- Grundlagen der Transaktionsanalyse: Eltern-, Erwachsenen- und Kind-Ich
Projektstart-Workshops sind ein sehr mächtiges Mittel, um Zusammenarbeit zu organisieren. Sie bieten sich als eines der ersten Treffen der verschiedenen Akteure an. Ziel eines solchen Workshops ist es, ein gemeinsames Verständnis für die Ausgangslage, für die Ziele und die Zusammenarbeit bei allen Beteiligten zu haben.
Die typische Agenda für ein solches Format sieht folgende Themen vor:
- Ausgangslage: Was ist der Stand der Dinge? Wer hat welche Ideen und Gedanken? Was wissen wir bereits? Was sind derzeit ungeklärte Fragen?
- Risikoanalyse: Was könnte uns bei unserer Arbeit aufhalten? Wie wollen wir damit umgehen?
- Zielklärung: Wie sieht die Welt aus, wenn unsere Arbeit nicht mehr nötig wird? Was haben wir dann erreicht? Was hat sich dann gegenüber heute verändert? Woran erkennen wir, dass wir erfolgreich gearbeitet haben?
- Aufgabenberg: Um welche Themenbereiche müssen wir uns kümmern? Welche Teil-Themen stecken hinter diesen Themenbereichen? Welche Aufgabenpakete sind damit verbunden? (Hierfür kann die Übersicht in diesem Dokument als Grundlage dienen.)
- Zwischenziele: Auf welches konkrete Ziel arbeiten wir als nächstes hin? Was sind weitere Zwischenziele auf dem Weg?
- Rollenklärung: Wer übernimmt für welches Arbeitspaket bzw. Thema die Verantwortung? Wer hilft mit? Welche Erwartungen verbinden wir damit? Welche Kompetenzen haben diejenigen Personen? Wie wollen wir die Spielregeln der Zusammenarbeit gestalten?
- Entscheidungswege: Wie kommen wir zu Entscheidungen? (Unsere Empfehlung: konsultativer Einzelentscheid.)
- Regelkommunikation: Wann trifft sich welche Gruppe wo zu mit welchem Zweck? Wie dokumentieren und informieren wir über die Ergebnisse? Wie sorgen wir für Überblick über Aufgaben und Ansprechpartner? Wie sorgen wir für Fortschritt?
- Was sind die konkreten nächsten Schritte bis zur nächsten Besprechung der gesamten Runde?
Weitere Informationen:
http://www.projektmensch.com/produkt/projektstart-workshop/ (Wir senden gerne einen Gutschein zu, wenn Sie uns an dialog@projektmensch.com schreiben.)
Projektaufträge vergeben: Der Einstieg entscheidet über den Projekterfolg (http://www.projektmensch.com/empfehlung.php?id=B00SS78XCY)
Stichworte sind:
- BaMf = Bundesamt für Migration und Flüchtlinge
- Landratsamt als untere Aufnahmebehörde
- Kommunen
- Fachdienste der freien Träger
- Kirchen
Für die Steuerung in einem komplexen Umfeld empfehlen wir eine Projektsteuerung mit Kanban (http://www.projektmensch.com/newsletters/projektmanagement-mit-kanban-projektbrief/?lang=de **), die sich leicht installieren lässt. Dazu eignet sich u.a. das Software-Werkzeug "Meistertask", das gleichzeitig eine aufgabenbezogene Kommunikation möglich macht.
Meistertask (http://www.meistertask.com) ist in der Basisversion kostenlos (Stand 22. Januar 2017). Für die Vollversion können Sie den Gutscheincode "projektmensch" nutzen, um einen Rabatt zu bekommen.
Wir sind von Meistertask unabhängig und empfehlen das Werkzeug, da wir selbst damit in mehreren Fällen gute Erfahrung gemacht haben. Als Alternative bietet sich Trello an, das für unser Rechtsempfinden jedoch nicht den europäischen Datenschutzstandards entspricht.
** Der Zugang zum Projektbrief ist den Lesern desselben vorbehalten. Schreiben Sie uns an dialog@projektmensch.com mit dem Stichwort "PM4NGO/ Projektbrief" und wir schalten Sie für die kostenfreie Publikation frei.
Falls Sie die Risikoanalyse nutzen wollen, schreiben Sie uns an dialog@projektmensch.com und wir senden einen Gutschein zu. Mit diesem Gutschein können Sie die Datei kostenlos laden und nutzen.