Zu oft arbeiten Projektleiter tage- oder gar wochenlang im stillen Kämmerchen an Projektsteckbriefen, klären in viel zu vielen Einzelgesprächen Fragen – anstatt gemeinsam mit einer Bande vorläufiger Komplizen an einem einzigen Tag Struktur ins Projekt zu bringen.
Holger Zimmermann
„Macht mehr Projektstart-Workshops!“ Da hören wir schon die Reaktion: „Ja, wir machen auch ein Kick-off-Meeting.“ Davon schreiben wir hier nicht.
Projektstart-Workshops bringen deutlich vor dem Kick-off Struktur in die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. „Dafür hätten wir sonst Wochen gebraucht“, hören wir nach Workshop-Abschluss oft. Genau so soll es sein.
Projektstart-Workshops haben wir mit „Workshop“ betitelt, weil da gearbeitet wird. Folienschlachten sind verboten.
Gleich nachdem eine Projektleiterin, ein Projektleiter den Auftrag erhalten hat, ein Projekt auf den Weg zu bringen, geht es los. „Wer sind die passenden Komplizen, die mir helfen können, Klarheit und Struktur in dieses Vorhaben zu bringen?“ Diese Bande lädt die Projektleiterin ein zu einem kompakten Projektstart-Workshop. Selbst für etwas größere Vorhaben genügt oft ein Tag, um eine gute Portion Magie in die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu bringen.
Als Agenda haben sich diese Punkte bewährt:
- Ausgangslage verstehen
- Erste Risiken identifizieren und passende Gegenmaßnahmen
- Projektziele und damit vor allem den Soll-Nutzen klären
- Aufgabenübersicht herstellen
- Roadmap entwickeln
- Rollen und damit Entscheidungsverfahren klären
- (Regel)Kommunikation festlegen
- Sofortmaßnahmen in die Wege leiten
Was es dazu braucht, dass das gut gelingt, ist ein fähiger Moderator. Die Vorbereitung des Projektleiters besteht darin, die Erwartungen an das Projekt sowie die Rahmenvorgaben mit dem Sponsor zu klären und den Workshop in die Wege zu leiten.
Mit dem Ergebnis lässt sich dann leicht eine Projektskizze, ein Projektsteckbrief erstellen. Zusätzlich kann man auf dieser Basis in einer ersten Ressourcenkonferenz schon mal grundsätzlich die Kapazitätsfrage klären. Noch in der ersten Woche nachdem man den Auftrag erhalten hat.
Damit es dann heißt: „So schnell hatten wir ja noch nie so viel Klarheit.“ Das ist unser Anspruch, wenn wir einen Projektstart-Workshop moderieren. Sprechen Sie uns an!
Falls Sie sich selbst die Details anschauen und die Moderation vorbereiten wollen, laden Sie sich unsere Agenda-Vorlage für den Projektstart-Workshop mit weiteren Tipps und Anleitungen herunter.
Mit Projekten ist mehr möglich, als man ahnt. Mit gut geführten Projekten gestalten wir Zukunft.
Dowload für Moderatoren
Hundertfach bewährt: Eine Vorlage für die Agenda eines Projektstart-Workshops stellen wir hier bereit.
Wann beginnt ein Projekt? Sicherlich nicht mit dem Kick-off. Dieses Meeting markiert den Auftakt in die Umsetzung.
Ein Projekt beginnt in dem Moment, indem eine Auftraggeberin, ein Auftrageber einen Projektleiter beauftragt, ein Projekt in Gang zu bringen. Ab jetzt ist strukturiertes Arbeiten gefragt.
Handelt es sich um ein echtes Projekt in unserem Verständnis, müssen in einem Projekt Menschen aus unterschiedlichen Fachbereichen und oft auch von außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten. Der Projektstart-Workshop sorgt vom ersten Moment an dafür, dass diese Zusammenarbeit gut organisiert gelingt.
Eine Bande, die gut organisiert zu Werke geht, ist schlicht produktiver als eine schlecht organisierte Gruppe. Das ist das simple Erfolgsgeheimnis dieses Vorgehens.
