“Die großen Steine zuerst”

Sie fragen sich spontan, was Steine mit Projekten zu tun haben? Nun, lassen Sie sich überraschen!

Sie kennen bestimmt die Geschichte vom Professor, seinen Studenten und dem leeren Glas. Falls nicht, freuen wir uns, Sie mit Ihnen teilen zu können. 

Dieser besagte Professor steht vor seinen Studenten und hat ein leeres Gurkenglas auf dem Tisch stehen. Dieses Glas füllt er mit großen Steinen und fragt die Anwesenden, ob das Glas voll sei. Diese antworten mit ja. Danach füllt er die Zwischenräume mit Kieselsteinen aus, schüttelt das Glas etwas, fragt wieder. Nach dem die gleiche Antwort kommt füllt er noch Sand hinein und schüttelt das Glas wieder. Jetzt sind alle Studenten überzeugt, dass das Glas nun wirklich voll sei. Wofür dieses Glas steht? “Das Glas ist wie das Leben”, erklärt der Professor. “Die großen Steine sind die wichtigen Dinge im Leben wie Familie, Partner, Kinder, Gesundheit, Träumen, Lachen… Die Kieselsteine sind die weniger wichtigen wie Arbeit, Haus und Auto. Der Sand steht für alle die anderen kleinen Dinge, die keine große Rolle spielen. Das Entscheidende ist zu erkennen, was die großen Steine sind, was Kieselsteine und was Sand.  Entsprechend kann man seine Energie und Zeit richtig einsetzen. Denn wenn man das Glas zuerst mit Sand füllt, hat man keinen Platz mehr für die großen Steine”.

Kommt Ihnen das eventuell etwas bekannt vor? Vielleicht in Ihren Arbeitsalltag, Ihrer Projektarbeit oder auch privat? Wie oft wünschen wir uns, dass der Tag doch bitte 30 Stunden haben möge, dass wir ja alles unterkriegen könnten. Alle diese kleinen und großen Dinge und Aufgaben, die wir uns noch vorgenommen haben oder versprochen haben zu erledigen. Zugegeben, nicht alles haben wir selbst in der Hand. Es passiert oft Unvorhergesehenes, das uns zur Improvisation zwingt und eine Menge Energie kostet. Dann verliert man leicht den Überblick und kommt schnell in die Versuchung sich mit Sand zu beschäftigen, obwohl die großen Steine darauf warten, bewegt zu werden.

Wir geben ganz offen und ehrlich zu, auch uns Projektmenschen geht es ab und zu nicht anders. Das Telefon klingelt und man erwischt sich bei dem Gedanken, Hilfe, Kunde droht mit Auftrag! Irgendwie hat man doch immer mehr Aufgaben, als man Zeit hat, diese mit einem guten Ergebnis zu erledigen.

Doch es ist wie immer alles eine Frage der Einstellung, und wie könnte es auch anders bei Projektmensch sein, der Hilfsmittel. Wie geht man im #projektraum42 damit um? Wie Sie sich sicher denken können, haben wir schon das eine oder andere ausprobiert und würden gerne mit Ihnen unsere Erfahrungen teilen.

Hilfsmittel Outlookemails: Sie haben per Email eine Anfrage verschickt und möchten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt den aktuellen Stand der Dinge wissen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind keine weiteren Schritte zu unternehmen, sodass nur das entsprechende Datum für die weitere Bearbeitung relevant ist. Deshalb möchten Sie auch nur an diesem Tag wieder erinnert werden. Was tun? Im Outlook mit Windows bietet sich die “drag and drop” Methode an. Sie ziehen aus Ihrem Ordner Gesendete Emails die besagte Email in den Kalender und sie öffnet sich automatisch als ein Termin. So haben Sie nicht nur die Historie dazu, sondern können sich im Termin selbst auch Notizen dazu machen. Auf diese Weise haben Sie eine schnelle Erinnerung generiert. Und im Outlook mit Mac-Computern? Da sind wir noch dabei, das auszuprobieren.

Hilfsmittel Tages-Checkliste: Sie möchten die Aufgaben des nächsten Tages besser überblicken? Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages zehn Minuten Zeit, um den Folgetag zu strukturieren. Als erstes schauen Sie sich die Termine und Meetings, danach alle anderen Serientermine und Aufgaben in Ihrem Kalender an. Verplanen Sie maximal 80 Prozent Ihrer Zeit. Alles andere wäre zu optimistisch und generiert nur Frust. Und denken Sie daran, sich Zeit für Ihr Postfach einzuplanen! Dort verbirgt sich doch dann und wann eine zeitintensivere Aufgabe, die Sie dann sogleich für den Tag oder die Woche entsprechend einplanen können.

Hilfsmittel Wochenstapel: hier kommen wir nun zum Wesentlichen und einem, wie wir finden, einfachen und pragmatischen Werkzeug, welches uns in der Zeiteinteilung täglich gute Dienste leistet. Sie möchten Ihre “Steine” für die kommenden vier Wochen strukturieren. Wir haben festgestellt, dass sich dafür die Papierform eher anbietet. Natürlich ist es Ihnen überlassen, ob Sie das lieber in Ihrem Outlook erledigen. Wenn Sie mit dem Papierformat arbeiten möchten, benötigen Sie fünf DIN A4 Seiten, vier davon werden jeweils in fünf Arbeitstage-Spalten und in Zeitstunden-Zeilen aufgeteilt (Ihrem Arbeitstag entsprechend).

Zuerst tragen Sie auf dem leeren Blatt alle Ihre “Steine” zusammen, also Ihre wichtigsten Aufgaben, mit den jeweiligen zeitlichen Abgabeterminen (falls vorhanden) zusammen. Danach konsultieren Sie wie für die Tages-Checkliste Ihren Kalender und tragen alle Ihre festen Termine, Meetings und Serienaufgaben in die jeweiligen Tage und Uhrzeiten ein. Anschließend verteilen Sie die “Steine” entsprechend auf die vier Wochen. Denken Sie dabei an die Abgabetermine! Verplanen Sie auch in diesem Fall maximal 80 Prozent Ihrer Zeit, wir würden sogar nur 60 Prozent empfehlen, um für Eventualitäten vorbereitet zu sein. Nachdem alle vier Wochenstapel-Blätter ausgefüllt sind, haben Sie einen ausführlichen Überblick und können aktiv und selbstbestimmt in die neue Arbeitswoche starten – finden wir! Am Ende der laufenden Woche schauen Sie sich die vorhandenen Stapel an, streichen die erledigten Aufgaben grün an und fügen ein neues Stapelblatt für die neue Woche dazu. So lassen sich auch einfach die unerledigten Aufgaben übertragen (falls angefallen natürlich).

Sie denken, das war zu einfach? Ist es auch! Nur bedarf es Selbstdisziplin und ein gutes Maß an Selbstorganisation, um sich diese Zeit zu nehmen und sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. Wir können nur sagen, bleiben Sie dran. Denn das Ergebnis lohnt sich.

Und ja, wenn Sie die Geschichte mit dem Professor und den Studenten kennen, es gibt auch eine Version mit dem Bier am Ende. Der Vollständigkeit halber…einer der Studenten geht nach der Vorlesung zum Professor und füllt in das eigentlich volle Glas noch ein Bier hinein (nein, wir wissen nicht, wo das Bier herkam). Soll heißen, egal wie erfüllt unser Alltag ist, es ist immer noch Platz für ein Bier…

Wir hoffen, Sie können mit unseren Tipps etwas anfangen und freuen uns auf Ihre Anregungen und Empfehlungen. Falls Sie etwas anwenden, was unschlagbar und zuverlässig im Alltag funktioniert, teilen Sie uns das gerne mit und wir probieren das bestimmt ebenfalls aus.