Die Technik alleine ist es nicht, die einen Online-Shop erfolgreich macht. Vermutlich ist die Technik der kleinste Teil, wenn auch das Fundament. In unserem Selbstversuch waren wir überrascht, wie wenig aufwändig es inzwischen ist, diese Grundlage zu schaffen. Zwei Stunden genügen, um – technisch betrachtet – online verkaufen zu können. Dann beginnt die eigentliche Arbeit.

„Wieder heil unten am Berg und schöne Erinnerungen im Kopf!“ Das ist die Antwort auf die Frage nach dem Ziel einer Bergexpedition. Dieses Bild verwende ich gerne, um deutlich zu machen, was gute Projektziele ausmacht. Es genügt nicht, bis zum Gipfel zu denken und nur bis dorthin Proviant einzupacken. Ebenso wenig genügt es, bis zur Installation des Shops zu planen und dann keine Kapazität mehr zu haben für Pflege, Versandabwicklung, Reklamationen, Werbung.

Leerer Parkplatz

Das mag banal klingen, doch wir machen die Erfahrung immer wieder, dass Projekte gestartet werden, ohne das echte Ziel im Blick zu haben. Dann geht unterwegs die Puste aus. Wenn Sie also einen Online-Shop aufbauen, ist es elementar wichtig, sich klar zu machen, wann er für Sie „erfolgreich“ ist. Woran erkennen Sie, dass Sie zufrieden sind, dass sich die Mühe gelohnt hat? Wie sieht die Welt nach Projekt-Ende aus? Was hat sich verändert gegenüber heute?

Projektziele beschreiben dabei nicht die Lösung, sondern vielmehr den Nutzen, den wir mit dem Projekt erreichen wollen.

Projektziele beschreiben dabei nicht die Lösung, sondern vielmehr den Nutzen, den wir mit dem Projekt erreichen wollen. Nicht die Einführung eines Online-Shops ist das Ziel, vielmehr (beispielsweise) die Umsatzsteigerung, die Sie sich davon versprechen. Oder in Corona-Zeiten, die Verkleinerung der pandemiebedingten Umsatzlücke.
Ich stelle mir also vor, dass wir das Projekt „Aufbau eines Online-Shops“ erfolgreich abgeschlossen haben:

„Es ist der 1. August 2021. Wir stoßen mit Sekt darauf an, was wir da auf die Beine gestellt haben. Bereits die ersten sechs Monate Betrieb des Online-Shops waren ein voller Erfolg. Wir haben über 100.000 Euro Umsatz mit unserem neuen Online-Shop gemacht und das zu über 90% mit Kunden, die bisher noch nicht unsere Kunden waren. Die Abläufe von Bestellung beim Lieferanten, Wareneingang und Bestellung des Kunden bei uns über Auslieferung bis zu Rücksendungen und Mahnwesen haben einwandfrei funktioniert, was wir daran erkennen, dass wir keine Reklamation und keinen Forderungsausfall hatten.

Werbung für das Angebot sowie die Pflege des Sortiments sind geregelt und laufen ebenfalls seit mindestens drei Monaten routinemäßig, so dass keine steuernden Eingriffe durch Projektleitung oder Unternehmensleitung mehr nötig sind. Sowohl Klickzahlen wie auch die Anzahl der Bestellungen samt Umsatz sind stetig gestiegen.

Wenn wir diesen Trend, konservativ gerechnet, beibehalten, wird sich unsere Investition inklusive aller investierter Zeit spätestens am 1. Januar 2022 bezahlt gemacht haben. Wobei wir damit voll auf unsere Wachstumsstrategie einzahlen, in der wir festgelegt haben, mit dem bestehenden Sortiment über die Gewinnung neuer Kunden erfolgreich zu werden.“

Ein Beispiel dafür, wie ein Projektziel aussehen könnte. Ich versuche mir den Tag vorzustellen, an dem wir feiern. Bildlich. Wobei ich wichtig finde, damit auch den Rahmen zu setzen, in dem sich das Projektteam bewegen soll. Das erreiche ich, indem ich das kommerzielle Ziel kläre. In diesem Fall ist das mit dem Zeitpunkt 1. Januar 2022 verbunden, zu dem wir unsere Investitionen wieder reingespielt haben wollen.

Dieser kommerzielle Anspruch ist eine Grenze, gegen die das Projetteam arbeiten kann. Erst wenn ich eine solche Grenze habe, muss ich meine Ansprüche priorisieren, muss auswählen, wo ich Arbeit und Geld investiere und was ich bleiben lasse.

Das ist elementar, um ein Projekt erfolgreich zu machen. Gibt es eine solche Grenze nicht, ufern Projekte regelmäßig aus, da jede Anforderung für sich die Berechtigung hat, erfüllt zu werden. Erst im Vergleich der Anforderungen hinsichtlich ihres Beitrags zur Zielerreichung kann ich erkennen, welche es wert sind, umgesetzt zu werden, und welche nicht.

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Dass es sich beim Aufbau eines eCommerce-Kanals um ein Projekt handelt, ist für mich unstrittig. Wobei ich mit dem Begriff „Projekt“ eine besondere Art verbinde, sich zu organisieren. Im Gegensatz zur alltäglichen Routinearbeit habe ich keinen Standard, nach dem ich Arbeit aufteile und erledige. Weshalb es sich lohnt, in der Startphase dieses Vorhabens alle Arbeit sichtbar zu machen, die da auf einen zukommt.

Rund 150 Arbeitspakete gilt es zu beachten, um einen Online-Shop erfolgreich zu machen.

Wer eine Übersicht der Arbeit hat, etwa in Form eines Projektstrukturplans oder eines Backlogs, der ist in der Lage, die Arbeit ein- und aufzuteilen. Wir haben für den Aufbau eines Online-Kaufhauses einen Standard entwickelt, eine Art Checkliste für den Online-Shop, als Ausgangspunkt für die individuelle Aufgabenübersicht. Elf Themenfelder haben wir identifiziert, um die sich Projektteams kümmern müssen:

  • Strategie
  • Inhalte
  • Rechtliches
  • Partner
  • Mitarbeiter
  • Werbung
  • Shop-System
  • Ablauforganisation
  • Ausstattung
  • Finanzierung
  • Projektsteuerung

Ingesamt stecken hinter diesen Überschriften rund 150 Aufgabenpakete, die bedacht werden müssen, damit ein Online-Shop erfolgreich wird. Dass die nicht von einer Person bearbeitet werden können, ist jedem klar, der die Übersicht im Detail anschaut. In den meisten Fällen werden Komplizen über Unternehmensgrenzen hinweg miteinander arbeiten, um das Vorhaben zu einem Erfolg zu machen.

Diese Kooperation aufzubauen, ist ein weiterer Schlüssel für den Erfolg eines Online-Shops. Nur allzu gerne diskutieren wir sofort über Inhalte des Projekts, etwa welche Produkte online gehen sollen und besorgen gleich noch die entsprechenden Texte, klicken im Shop-Konfigurator auf verschiedene Schaltflächen. Doch genau das sollten Projektteams zu Beginn bleiben lassen und sich statt dessen darüber unterhalten, was genau die Ziele sind, was an Arbeit ansteht, wie diese aufgeteilt werden soll und was die zeitliche Reihenfolge ist, in der die Aufgaben erledigt werden.

Wenn dann noch geklärt wird, wie die Kommunikation gestaltet werden soll und damit die Projektsteuerung, der Vortrieb, dann hat das Vorhaben sehr gute Chancen, tatsächlich ein Erfolg zu werden. Wobei Sie dann noch eine Sache eindeutig und verbindlich klären sollten: wer stellt wie viel Kapazität zur Verfügung, damit die Arbeitspakete auch wirklich erledigt werden können?

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen!

Ihr
Holger Zimmermann
Inhaber & Geschäftsführer Projektmensch

P.S: Der vollständige Projektstrukturplan für den Online-Shop steht hier in unserem Online-Shop zur Verfügung.