Ressourcenmanagement für Projekte einführen: Den Marktplatz der Kapazität gestalten.

Ressourcenmanagement für Projekte einführen: Den Marktplatz der Kapazität gestalten.

Die Grundlogik des Ressourcenmanagement ist sehr schlicht: Es gilt einen „Marktplatz der Kapazität“ zu gestalten. Damit ein Marktplatz funktioniert, müssen vier Dinge gegeben sein: es muss ein Angebot geben, es muss einen Bedarf geben und der Marktplatz braucht Spielregeln, damit er funktioniert, plus eine Instanz, die über die Spielregeln wacht und diese bei Bedarf weiterentwickelt.

Mit dem Blick auf das Angebot bedeutet das für den Marktplatz der Kapazität, dass die Fachbereiche bekannt geben, wie viel Kapazität sie für Projekte zur Verfügung stellen. Das kann im Rahmen der Jahresplanung erfolgen und monatsweise aktualisiert werden. Beispielsweise.

Ein Grundgedanke ist dabei wichtig: In Projekten werden Mitarbeiter aus Fachbereichen an das Projekt ausgeliehen. Sie arbeiten direkt mit der Projektleitung zusammen. Im Gegensatz zum Routinebetrieb, in dem Arbeitspakete an eine Abteilung oder ein Team delegiert werden und der oder die Vorgesetzte die Verteilung innerhalb der Gruppe übernimmt.

Bei der Benennung des Bedarfs sind Projektleiterinnen und Projektleiter gefragt, die mindestens eine einfache Form der Kapazitätsplanung auf Personenebene liefern müssen, damit der Bedarf dem Angebot gegenübergestellt werden kann. Dass es sich dabei um Schätzungen handelt, muss allen Beteiligten klar sein. Es kann hilfreich sein, sowohl den Mindest- wie auch den Maximalbedarf zu schätzen, um allen die mit einer Schätzung verbundene Unsicherheit bewusst zu machen.

Sobald Angebot und Bedarf bekannt sind, beginnen die Verhandlungen. Jetzt brauchen die Akteure Spielregeln, nach denen diese Verhandlungen stattfinden. In einem gut organisierten Markt können das die Akteure in fast allen Fällen selbst miteinander ausmachen. Alles andere wäre zu langsam und zu aufwändig. Eine eindeutige Vorfahrtsregelung, eine Rangfolge der Energieversorgung, ist ein Schlüssel dafür, dass dies gelingt.

Für die Konfliktfälle, für die etwa eine Vorfahrtsregelung nicht ausreicht, braucht der Marktplatz noch eine Instanz für die Konfliktklärung. Es liegt nahe, dass das Portfolio-Gremium diese Rolle einnehmen sollte, da es sich bereits mit der Vorfahrtsregelung befasst und damit Anforderungen gut einschätzen kann.

Der Aufbau von Ressourcenmanagement ist ein lernender Prozess. Wir haben gute Erfahrung damit gemacht, mit einer einfachen Version dieses Marktplatzes für ein begrenztes Cluster an Projekten zu starten und mit allen Beteiligten in einen Lernmodus zu gehen. Nach und nach werden die Stellhebel auf Basis der praktischen Erfahrung optimiert. Sobald sie für weitere Projekt-Cluster tauglich sind, werden die Mechanismen Cluster für Cluster übernommen.