“Die großen Steine zuerst”

Sie fragen sich spontan, was Steine mit Projekten zu tun haben? Nun, lassen Sie sich überraschen!

Sie kennen bestimmt die Geschichte vom Professor, seinen Studenten und dem leeren Glas. Falls nicht, freuen wir uns, Sie mit Ihnen teilen zu können. 

Dieser besagte Professor steht vor seinen Studenten und hat ein leeres Gurkenglas auf dem Tisch stehen. Dieses Glas füllt er mit großen Steinen und fragt die Anwesenden, ob das Glas voll sei. Diese antworten mit ja. Danach füllt er die Zwischenräume mit Kieselsteinen aus, schüttelt das Glas etwas, fragt wieder. Nach dem die gleiche Antwort kommt füllt er noch Sand hinein und schüttelt das Glas wieder. Jetzt sind alle Studenten überzeugt, dass das Glas nun wirklich voll sei. Wofür dieses Glas steht? “Das Glas ist wie das Leben”, erklärt der Professor. “Die großen Steine sind die wichtigen Dinge im Leben wie Familie, Partner, Kinder, Gesundheit, Träumen, Lachen… Die Kieselsteine sind die weniger wichtigen wie Arbeit, Haus und Auto. Der Sand steht für alle die anderen kleinen Dinge, die keine große Rolle spielen. Das Entscheidende ist zu erkennen, was die großen Steine sind, was Kieselsteine und was Sand.  Entsprechend kann man seine Energie und Zeit richtig einsetzen. Denn wenn man das Glas zuerst mit Sand füllt, hat man keinen Platz mehr für die großen Steine”.

Kommt Ihnen das eventuell etwas bekannt vor? Vielleicht in Ihren Arbeitsalltag, Ihrer Projektarbeit oder auch privat? Wie oft wünschen wir uns, dass der Tag doch bitte 30 Stunden haben möge, dass wir ja alles unterkriegen könnten. Alle diese kleinen und großen Dinge und Aufgaben, die wir uns noch vorgenommen haben oder versprochen haben zu erledigen. Zugegeben, nicht alles haben wir selbst in der Hand. Es passiert oft Unvorhergesehenes, das uns zur Improvisation zwingt und eine Menge Energie kostet. Dann verliert man leicht den Überblick und kommt schnell in die Versuchung sich mit Sand zu beschäftigen, obwohl die großen Steine darauf warten, bewegt zu werden.

Wir geben ganz offen und ehrlich zu, auch uns Projektmenschen geht es ab und zu nicht anders. Das Telefon klingelt und man erwischt sich bei dem Gedanken, Hilfe, Kunde droht mit Auftrag! Irgendwie hat man doch immer mehr Aufgaben, als man Zeit hat, diese mit einem guten Ergebnis zu erledigen.

Doch es ist wie immer alles eine Frage der Einstellung, und wie könnte es auch anders bei Projektmensch sein, der Hilfsmittel. Wie geht man im #projektraum42 damit um? Wie Sie sich sicher denken können, haben wir schon das eine oder andere ausprobiert und würden gerne mit Ihnen unsere Erfahrungen teilen.

Hilfsmittel Outlookemails: Sie haben per Email eine Anfrage verschickt und möchten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt den aktuellen Stand der Dinge wissen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind keine weiteren Schritte zu unternehmen, sodass nur das entsprechende Datum für die weitere Bearbeitung relevant ist. Deshalb möchten Sie auch nur an diesem Tag wieder erinnert werden. Was tun? Im Outlook mit Windows bietet sich die “drag and drop” Methode an. Sie ziehen aus Ihrem Ordner Gesendete Emails die besagte Email in den Kalender und sie öffnet sich automatisch als ein Termin. So haben Sie nicht nur die Historie dazu, sondern können sich im Termin selbst auch Notizen dazu machen. Auf diese Weise haben Sie eine schnelle Erinnerung generiert. Und im Outlook mit Mac-Computern? Da sind wir noch dabei, das auszuprobieren.

Hilfsmittel Tages-Checkliste: Sie möchten die Aufgaben des nächsten Tages besser überblicken? Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages zehn Minuten Zeit, um den Folgetag zu strukturieren. Als erstes schauen Sie sich die Termine und Meetings, danach alle anderen Serientermine und Aufgaben in Ihrem Kalender an. Verplanen Sie maximal 80 Prozent Ihrer Zeit. Alles andere wäre zu optimistisch und generiert nur Frust. Und denken Sie daran, sich Zeit für Ihr Postfach einzuplanen! Dort verbirgt sich doch dann und wann eine zeitintensivere Aufgabe, die Sie dann sogleich für den Tag oder die Woche entsprechend einplanen können.

Hilfsmittel Wochenstapel: hier kommen wir nun zum Wesentlichen und einem, wie wir finden, einfachen und pragmatischen Werkzeug, welches uns in der Zeiteinteilung täglich gute Dienste leistet. Sie möchten Ihre “Steine” für die kommenden vier Wochen strukturieren. Wir haben festgestellt, dass sich dafür die Papierform eher anbietet. Natürlich ist es Ihnen überlassen, ob Sie das lieber in Ihrem Outlook erledigen. Wenn Sie mit dem Papierformat arbeiten möchten, benötigen Sie fünf DIN A4 Seiten, vier davon werden jeweils in fünf Arbeitstage-Spalten und in Zeitstunden-Zeilen aufgeteilt (Ihrem Arbeitstag entsprechend).

Zuerst tragen Sie auf dem leeren Blatt alle Ihre “Steine” zusammen, also Ihre wichtigsten Aufgaben, mit den jeweiligen zeitlichen Abgabeterminen (falls vorhanden) zusammen. Danach konsultieren Sie wie für die Tages-Checkliste Ihren Kalender und tragen alle Ihre festen Termine, Meetings und Serienaufgaben in die jeweiligen Tage und Uhrzeiten ein. Anschließend verteilen Sie die “Steine” entsprechend auf die vier Wochen. Denken Sie dabei an die Abgabetermine! Verplanen Sie auch in diesem Fall maximal 80 Prozent Ihrer Zeit, wir würden sogar nur 60 Prozent empfehlen, um für Eventualitäten vorbereitet zu sein. Nachdem alle vier Wochenstapel-Blätter ausgefüllt sind, haben Sie einen ausführlichen Überblick und können aktiv und selbstbestimmt in die neue Arbeitswoche starten – finden wir! Am Ende der laufenden Woche schauen Sie sich die vorhandenen Stapel an, streichen die erledigten Aufgaben grün an und fügen ein neues Stapelblatt für die neue Woche dazu. So lassen sich auch einfach die unerledigten Aufgaben übertragen (falls angefallen natürlich).

Sie denken, das war zu einfach? Ist es auch! Nur bedarf es Selbstdisziplin und ein gutes Maß an Selbstorganisation, um sich diese Zeit zu nehmen und sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. Wir können nur sagen, bleiben Sie dran. Denn das Ergebnis lohnt sich.

Und ja, wenn Sie die Geschichte mit dem Professor und den Studenten kennen, es gibt auch eine Version mit dem Bier am Ende. Der Vollständigkeit halber…einer der Studenten geht nach der Vorlesung zum Professor und füllt in das eigentlich volle Glas noch ein Bier hinein (nein, wir wissen nicht, wo das Bier herkam). Soll heißen, egal wie erfüllt unser Alltag ist, es ist immer noch Platz für ein Bier…

Wir hoffen, Sie können mit unseren Tipps etwas anfangen und freuen uns auf Ihre Anregungen und Empfehlungen. Falls Sie etwas anwenden, was unschlagbar und zuverlässig im Alltag funktioniert, teilen Sie uns das gerne mit und wir probieren das bestimmt ebenfalls aus.

Wie tickt ein Investor?

Aus “Die Höhle der Löwen” ist Frank Thelen bekannt. Entsprechend ist es kein Wunder, dass sein autobiographisches Werk “Startup DNA – Hinfallen, aufstehen, die Welt verändern” ein Bestseller geworden ist. Wer aufmerksam liest, kann lernen, wie er als Investor tickt. Vor allem, wenn man darauf achtet, was er nicht schreibt.

Eine Lektüre für alle, die etwas auf die Beine stellen wollen.

Kooperation ist das Mantra der Digitalisierung

Abschotten, das können wir gut, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe und Unternehmen zu organisieren. Das ist das Gegenteil von dem, was die Digitalisierung braucht: Öffnung und Kooperation. Denn auf einmal reicht es nicht mehr, dass eine “zuständige“ Abteilung sich um ein definiertes Aufgabenpaket A kümmert und eine andere um B. Vielmehr kann man an vielen Stellen A und B gar nicht mehr exakt greifen, weil der Kunde seinen Bedarf online via App ins System einspeist. Oder weil ein zukünftiger Wettbewerbsvorteil nur zu erreichen ist, wenn verschiedene Spieler gemeinsame Sache machen. Etwa die Bahn mit Carsharing-Anbietern und Fahrradvermietern oder gar dem privaten Pkw-Besitzer. Nur in solchen Kooperationen kann ein Gesamtsystem entstehen, das uns Nutzer dazu bringt, (in diesem Beispiel) Mobilität anders zu leben als heute. Einer allein hat in vielen Fällen nicht die Macht und Energie, um das zu schaffen.

Digital sind solche Formen der Zusammenarbeit effizient möglich, aber wie baut man diese neuen Plattformen? Nicht innerhalb einer Abteilung. Das ist sicher. Wer sich abschottet, sollte ich an den Lateinunterricht erinnern: Morituri te salutant, die Todgeweihten grüßen Dich!

Aus organisatorischer Sicht ist es höchst spannend, was derzeit geschieht. Von außen betrachtet geht es bei der Digitalisierung um Technologie und technologischen Vorsprung, schaut man jedoch genauer hin, haben die die Nase vorne, die Kooperationen besser organisieren können. Da geht es nicht darum, Effizienzpunkte zu sammeln, es geht schlicht darum, das Neue überhaupt auf die Reihe zu bekommen. Schnell schaut man dann nach Kalifornien, ins Silicon Valley, kopiert “agil“. Oft kommt dabei jedoch nur Taylorismus in neuer Form heraus, auf Kostensenkung reduzierte Zusammenarbeit am Weiterentwickeln des Bestehenden mit Scrum Master und Product Owner.

Die neuen Anforderungen an Organisation widersprechen der Lehre der vergangenen Jahre und dem Streben danach, Verschwendung zu vermeiden, Prozesse schlank zu machen. Sie widersprechen unserem gesellschaftlichen Bild und unserem Mindset. Wir beurteilen Unternehmen immer noch nach traditionellen Mustern. Wer scheitert wird ausgelacht, wer Fehler macht, entlassen.

Diese Muster sind wichtig. Ich bitte mich nicht falsch zu verstehen. Wichtig dort, wo Massen desselben Produkts hergestellt werden. Das geht nicht ohne auf die Kosten zu achten. Wo das Neue entstehen soll, ist diese Messlatte allerdings gefährlich, denn sie führt unweigerlich dazu, dass genau die Menschen, die wir nun brauchen, gehen oder gegangen werden. Oder sich dem System fügen und die Klappe halten. Dann hat der die Nase vorne, der Kooperationen organisieren und mit Risiken umgehen kann.

Was auch immer Sie damit nun machen. Die Digitalisierung kommt. Daran werden wir wohl nichts rütteln. Oder besser: sie ist schon da. Ist nur die Frage, was wir daraus machen.

Lounge mit Lesestoff im #projektraum42

Projektmanagement-Masterclass aus Horb (Pressemitteilung)

#projektraum42 in Horb soll zur Anlaufstelle für Projektführung werden / Tag der offenen Türe am 5. April 2018

28. März 2018

HORB. „Der #projektraum42 und damit Horb soll zu einer bekannten Anlaufstelle für gute Projektführung werden“, beschreibt Holger Zimmermann die Vision des Projektmensch-Teams. „Im Herbst wollen wir mit der Projektmensch-Masterclass eine außergewöhnliche Weiterbildung nach Bauhaus-Vorbild ins Leben rufen“. Diese wird unter anderem am 5. April, am Tag der offenen Türe im #projektraum42, vorgestellt.

„Die bekannten Ausbildungen in Projektmanagement werden den Anforderungen nicht mehr gerecht“, betont Julia Bätzler, die im Projektmensch-Team für das Angebot verantwortlich zeichnet. „Den Unternehmen fehlen herausragende Projektleiter, um die anstehenden Aufgaben zu stemmen.“ Gemeint sind damit unter anderem die Digitalisierung, die Entwicklung innovativer Produkte und neuer Geschäftsmodelle für globale Märkte und die Integration von neuen Technologien etwa in Fertigungsprozessen. „Der fachlich kompetente Projektleiter hat ausgedient, gefragt sind Personen, die Experten unterschiedlichster Disziplinen organisieren, so dass diese möglichst reibungsfrei zu guten Ergebnissen kommen.“

Nach dem Vorbild der Meisterklassen des Bauhauses läuft die Weiterbildung über drei Semester. Neben traditionellen und modernen, agilen Methoden, stehen auch Themen wie „Führung ohne Macht“ und Konfliktklärung sowie digitale Werkzeuge für die Projektarbeit im Curriculum. Zimmermann selbst, der seit über 20 Jahren als Projekt-Coach und Organisationsentwickler tätig ist, wird den roten Faden der Masterclass liefern. Verschiedene Trainer liefern dazu unterschiedliche Perspektiven, denn Ziel ist es, dass die Teilnehmer sich ihre eigene Meinung bilden. „Jedes Projekt souverän führen“, lautet der Anspruch an das Programm, das vor allem auf die praktische Umsetzung von Projektführung zielt.

Am 5. April lädt das Projektmensch-Team zu einem Tag der offenen Türe im #projektraum42 in den Activ-Arkaden in Horb. Eine Vorstellung der Projektmensch-Masterclass steht an diesem Tag um 10:30 Uhr auf der Agenda. Darüber hinaus gibt es den ganzen Tag über Gelegenheit, mit dem Projektmensch-Team ins Gespräch zu kommen, Fragen zu Projekten zu stellen und „die Moderationsausstattung des #projektraum42 zu testen“, wie Ulrike Gebauer ergänzt, die den Tag organisiert. „Würden sich mehr Menschen mit guter Projektführung beschäftigen, wäre das gut für die Projekte und für die Menschen, die die Projekte machen“, ist sie überzeugt. Wie das gelingen kann, dazu wird es am Tag der offenen Türe weitere Impulsworkshops geben. Anmelden kann man sich unter dialog@projektmensch.com oder über die Website www.projektmensch.com.

Auf lange Sicht will das Projektmensch-Team den #projektraum42 zu einer bekannten und anerkannten Anlaufstelle für Projektführung machen. „Einen solchen Ort gibt es derzeit in der Region nicht“, kommentiert Zimmermann. „Der #projektraum42 liegt verkehrsgünstig, warum sollte es nicht gelingen, Horb für dieses Thema zu etablieren.“ Die Masterclass macht dafür einen Auftakt. Dazu kommen sollen in nächster Zeit kleine, kurze Weiterbildungseinheiten, ein Nachwuchsentwicklungsprogramm für Projektmanagement, Projektcoaching-Tage und exklusive Praxisworkshops für Projektmensch-Alumni.

Wer in seinem Unternehmen besseres Projektmanagement will, kann sich auf eine Sache verlassen

Unbestritten ist es, dass die Anzahl der Dinge, die in Projektform bearbeitet werden oder bearbeitet werden müssen, zunimmt. Damit einher geht der Bedarf an „besserem Projektmanagement“ in Unternehmen, bleiben doch viele Vorhaben irgendwo im Dickicht der Organisation stecken. Dasselbe gilt allerdings auch für so manche Initiative, die ein Projektmanagement-Handbuch einführen wollte, um damit das Projektmanagement zu optimieren. Das liegt dann in der Schublade und kommt nie in den Projekten an. Woran liegt das? Und wie sollte man die Einführung von besserem Projektmanagement angehen, damit sie gelingt?

Zentrale Frage bei der Organisationsentwicklung in Sachen Projektmanagement ist es, wer diese Initiative treibt. „Von oben muss das kommen!“, sagt das Lehrbuch. Daraus wird dann in der Praxis meist Berichtsbürokratie, weil die operative Sicht der Projektleiter fehlt. Dann werden Formulare ausgefüllt, anstatt an nützlichen Ergebnissen gearbeitet. Machen sich ausschließlich Projektleiter ans Werk, fehlt die übergeordnete Sicht. Außerdem ist das Management außen vor, macht demnach nicht mit, bremst und sorgt so dafür, dass die Verbesserung in Sachen Projektmanagement unnötig in die Länge gezogen wird. Also auch kein besonders taugliches Modell, wenn auch der in der Praxis meist tragfähigere Ansatz.

Bei allen Vorgehensweisen, die wir in den über 20 Jahren seit Unternehmensgründung erleben durften, hat nur ein Ansatz einen deutlichen Unterschied gemacht: Wo sich ein paar Komplizen aufmachen, um einen Coup in Sachen Projektmanagement zu landen, gelingt die Einführung. (Wir hatten es schon mal davon im Projektbrief Februar 2017). Woher diese Komplizen kommen, aus welchem Unternehmensbereich etwa, macht keinen Unterschied, ebenso wenig wie deren Hierarchiestufe. Wichtig ist lediglich, dass unterschiedliche Sichtweisen und Kompetenzen zusammenkommen.

Komplizenschaft ist anders als Teamarbeit, ist zum einen loser im Verbund, zum anderen sind Komplizen bereit ein Risiko einzugehen. Zu einem guten Teil geben sie sich den Auftrag selbst, der weitergeht, als das, was gefordert ist. Wo jemand ein Projektmanagement-Handbuch beauftragt, sind sich Komplizen einig, dass das nicht reicht. Erst wenn die Menschen das Handbuch auch nutzen und es hilft, sind Komplizen zufrieden. Eine solche Bande braucht es, um Organsiationsveränderungen zu stemmen. Entsprechend kommt dem Vertrauen der Komplizen untereinander eine besondere Bedeutung zu. Ein Faktor, der in vielen Vorschlägen für „Change Management“ schlicht zu kurz kommt und der die Bedeutung der ersten Momente der Zusammenarbeit einer solchen Truppe unterstreicht.

Dass Komplizen sich nicht an einen starren Plan halten, muss vermutlich nicht eigens betont werden. Die Zusammenarbeit ist agil, ohne dass es dieses Wortes dafür Bedarf. Man einen Stapel von anstehenden Aufgaben, die sich aus Chancen und Notwendigkeiten ergeben, zieht sich die, die im Moment den größten Hebel bedeuten, und legt los mit der Veränderung. Man trifft sich, um die Ergebnisse zusammenzutragen und sich über die nächsten Schritte zu verständigen. Dabei schwingt stets die Frage mit, was für die Einzelnen wie auch die Gruppe „gutes Projektmanagement“ bedeutet. Auf die Meinung der Anwender wird wert gelegt. Komplizen wollen Ergebnisse, tragen entsprechend auch Unfertiges in die Projekte, testen, probieren aus, und lernen damit, was in der Praxis wirklich funktioniert.

Was die Komplizen eint, ist das Interesse an einer gemeinsamen Sache: sie wollen Projekte zum Erfolg führen. Entsprechend sehen diese Komplizenschaften Projektmanagement als das, was es ist: als Hilfsmittel. Keinesfalls als Selbstzweck. Sie wollen Strukturen und Instrumente liefern, die die Arbeit leichtmachen und Ergebnisse möglich. Insofern tut jeder Unternehmenslenker gut daran, diese Komplizen zu fördern. Auch wenn diese immer wieder unterhalb des Radars arbeiten. Wer Komplizen engagiert, kann sich sicher sein, dass diese an ihrem Coup arbeiten und nicht erst beim ersten Widerstand umfallen.