Die Projektleiterausbildung – eine In-house-Weiterbildung für Projektverantwortliche und die, die es werden wollen

Unternehmen benötigen für die anstehenden Aufgaben hochqualifizierte Projektleiter, die ad hoc gute Zusammenarbeit und Kooperation selbst über Unternehmensgrenzen hinweg schaffen können. Dafür sorgen wir mit unserem In-house-Ausbildungsprogramm zum Top-Projektleiter. Der Mix zwischen Wissensvermittlung, praktischer Anwendung im Arbeitsalltag, Projektcoaching, Betreuung bei ad-hoc-Problemen und Austausch zwischen den Projektmenschen und den Teilnehmern sorgt dafür, dass die Unternehmen mit einem Kader von ausgebildeten Projektleitern fit für die anstehenden Projekte sind. In der Weiterbildung legen wir mit unserem Projektmensch-Gedanken Wert darauf, dass die vermittelten Inhalte auch im Arbeitsalltag zur Anwendung kommen und somit den Projekten zum Erfolg verhelfen. Dabei stehen wir nicht nur als Inhaltslieferant, sondern auch als Ansprechpartner in vermeidlich unlösbaren Situationen zur Verfügung. Die Weiterbildung bietet den Teilnehmern zudem eine Plattform, sich gegenseitig auszutauschen, Erfahrungen zu teilen und somit zu einem Pool aus Projektleitern im Unternehmen zusammenzuwachsen.

Die 10-monatige Ausbildung startet mit den Projektmanagement-Grundlagen. Die Teilnehmer haben danach Klarheit über die Basics und klären unteranderem die Frage “Projekt oder Prozess?“. Sie lernen dabei, dass der Einstieg ins Projekt ein Schlüssel zum Erfolg ist. Wenn das Projektteam genug Zeit hat, sich kennenzulernen, sich als Team zu formen und Vertrauen aufzubauen, steigt die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs. 

Anschließend beschäftigen sie sich mit der Führungsaufgabe des Projektleiters und mit der Frage, wie sie ohne hierarchische Weisungsbefugnis mit der Rolle als Führungskraft auf Zeit umgehen. Dabei geht es nicht nur um Projektführung, sondern auch darum, für alle Beteiligten die geeignete Kommunikationsplattform zu bilden. Spielregeln können helfen. Wenn eindeutig geklärt ist, wer sich wann mit wem austauscht und dabei inhaltliche von organisatorischen Themen trennt, können unnötige Kommunikationsschleifen vermieden werden.

Im Moderationstraining lernen die Teilnehmer die grundlegende Methodik des Moderierens kennen, damit sie jeden Workshop erfolgreich leiten können, wie zum Beispiel die Wunderwaffe Projektstartworkshop, der neben Risiken auch Klarheit über Ziele und Rollen im Projekt schafft.

Um aktuelle Themen anzugehen und weitere Methoden zu vertiefen, die für ihr Projekt einen Nutzen stiften, kommen die Teilnehmer in Projektleiterforen zusammen. Dabei entscheiden die Teilnehmer selbst, worauf sie den Fokus legen möchten.

Parallel dazu gehen die Teilnehmer im regelmäßigen Coaching zusammen mit einem Projektmenschen auf die individuellen Projekt-Bedürfnisse ein und finden gemeinsam eine Lösung.

Abgerundet wird die Betreuung mit einer Projektbegleitung durch die Projektmenschen im Rahmen des Online-Mentorings, bei dem ad-hoc Fragen zu situativen Problemen beantwortet werden.

Mit der Projektleiterausbildung schaffen wir eine In-house-Weiterbildung für alle Unternehmen, die sich zukünftig mit einem Pool an Projektleitern großen Vorhaben stellen können.

Bei Interesse schreiben Sie uns unter dialog@projektmensch.com

Führen im Ehrenamt

Ehrenamt ist gesellschaftliches Engagement. Anders als im Beruf, dem wir zu einem gewissen Teil nachgehen, um unsere Brötchen zu verdienen, verfolgen Menschen im Ehrenamt ein anderes Ziel. Und das in der Regel unentgeltlich. Menschen im Ehrenamt setzen sich für etwas ein, sie stellen etwas auf die Beine, sie gehen ihrer Leidenschaft nach und schaffen damit einen Mehrwert, der sich nur zu einem geringen Teil in Zahlen ausdrücken lässt. Hier kommen Menschen zusammen, die dasselbe bewegt. Sei es der Sport, die Musik, die Politik oder die Gesundheit.

Den Rahmen hierfür bildet der Verein. Spätestens die Satzung eines eingetragenen Vereins schreibt vor, dass es einen oder mehrere Vorsitzende bedarf, also jemanden, der den Hut aufhat. Man kann auch Führung dazu sagen. Wenn wir zurück in den Berufsalltag springen, denken wir bei dem Begriff Führung sofort an den Chef, der kurz vor Feierabend noch in der Türschwelle steht und auf die Auswertung der Verkaufszahlen wartet. An denjenigen, der Anweisungen gibt und kontrolliert, ob diese eingehalten werden. Dieser, von dessen Beurteilung die nächste Gehaltserhöhung abhängt. Spätestens jetzt fragt man sich, wie so etwas im Verein funktionieren kann. Führen im Ehrenamt ist so eine Sache. Man versucht, das gemeinsame Vorhaben zwischen den ganzen Sorgen und Nöten der Menschen, die nicht unbedingt zu verharmlosen sind, nicht aus den Augen zu verlieren.

Führung im Ehrenamt heißt Vorausdenken. Das bedeutet nicht, dass den anderen Beteiligten das Denken abgenommen wird. Im Gegenteil. Wer führt, setzt Impulse und bindet die anderen dabei ein und zwar frühzeitig, immer mit dem Hintergedanken, dass alle Beteiligten freiwillig mitwirken, was auch bedeutet, zu motivieren, auch in stürmischen Zeiten. Das gelingt, wenn die gemeinsamen Vorhaben transparent, in die Breite getragen und nicht im stillen Kämmerlein geplant werden. Führung im Verein heißt für eine gemeinsame Basis und Zusammenarbeit zu sorgen. Dazu gehören sowohl Störfaktoren konstruktiv und geschickt zu beseitigen als auch Erfolge zu feiern.

Nicht nur Führung, sondern auch große gemeinsame Vorhaben sind im Verein eine besondere Herausforderung. Wie man Projekte im Ehrenamt meistert? im Projektmanagement-Crashkurs für Vereine sind alle, die sich ehrenamtlichen einsetzen, eingeladen, gemeinsam mit uns Ihr nächstes Projekt systematisch und strukturiert anzugehen.

Jetzt bis zum 2. November 2018 anmelden unter www.projektmensch.com

“Die großen Steine zuerst”

Sie fragen sich spontan, was Steine mit Projekten zu tun haben? Nun, lassen Sie sich überraschen!

Sie kennen bestimmt die Geschichte vom Professor, seinen Studenten und dem leeren Glas. Falls nicht, freuen wir uns, Sie mit Ihnen teilen zu können. 

Dieser besagte Professor steht vor seinen Studenten und hat ein leeres Gurkenglas auf dem Tisch stehen. Dieses Glas füllt er mit großen Steinen und fragt die Anwesenden, ob das Glas voll sei. Diese antworten mit ja. Danach füllt er die Zwischenräume mit Kieselsteinen aus, schüttelt das Glas etwas, fragt wieder. Nach dem die gleiche Antwort kommt füllt er noch Sand hinein und schüttelt das Glas wieder. Jetzt sind alle Studenten überzeugt, dass das Glas nun wirklich voll sei. Wofür dieses Glas steht? “Das Glas ist wie das Leben”, erklärt der Professor. “Die großen Steine sind die wichtigen Dinge im Leben wie Familie, Partner, Kinder, Gesundheit, Träumen, Lachen… Die Kieselsteine sind die weniger wichtigen wie Arbeit, Haus und Auto. Der Sand steht für alle die anderen kleinen Dinge, die keine große Rolle spielen. Das Entscheidende ist zu erkennen, was die großen Steine sind, was Kieselsteine und was Sand.  Entsprechend kann man seine Energie und Zeit richtig einsetzen. Denn wenn man das Glas zuerst mit Sand füllt, hat man keinen Platz mehr für die großen Steine”.

Kommt Ihnen das eventuell etwas bekannt vor? Vielleicht in Ihren Arbeitsalltag, Ihrer Projektarbeit oder auch privat? Wie oft wünschen wir uns, dass der Tag doch bitte 30 Stunden haben möge, dass wir ja alles unterkriegen könnten. Alle diese kleinen und großen Dinge und Aufgaben, die wir uns noch vorgenommen haben oder versprochen haben zu erledigen. Zugegeben, nicht alles haben wir selbst in der Hand. Es passiert oft Unvorhergesehenes, das uns zur Improvisation zwingt und eine Menge Energie kostet. Dann verliert man leicht den Überblick und kommt schnell in die Versuchung sich mit Sand zu beschäftigen, obwohl die großen Steine darauf warten, bewegt zu werden.

Wir geben ganz offen und ehrlich zu, auch uns Projektmenschen geht es ab und zu nicht anders. Das Telefon klingelt und man erwischt sich bei dem Gedanken, Hilfe, Kunde droht mit Auftrag! Irgendwie hat man doch immer mehr Aufgaben, als man Zeit hat, diese mit einem guten Ergebnis zu erledigen.

Doch es ist wie immer alles eine Frage der Einstellung, und wie könnte es auch anders bei Projektmensch sein, der Hilfsmittel. Wie geht man im #projektraum42 damit um? Wie Sie sich sicher denken können, haben wir schon das eine oder andere ausprobiert und würden gerne mit Ihnen unsere Erfahrungen teilen.

Hilfsmittel Outlookemails: Sie haben per Email eine Anfrage verschickt und möchten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt den aktuellen Stand der Dinge wissen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind keine weiteren Schritte zu unternehmen, sodass nur das entsprechende Datum für die weitere Bearbeitung relevant ist. Deshalb möchten Sie auch nur an diesem Tag wieder erinnert werden. Was tun? Im Outlook mit Windows bietet sich die “drag and drop” Methode an. Sie ziehen aus Ihrem Ordner Gesendete Emails die besagte Email in den Kalender und sie öffnet sich automatisch als ein Termin. So haben Sie nicht nur die Historie dazu, sondern können sich im Termin selbst auch Notizen dazu machen. Auf diese Weise haben Sie eine schnelle Erinnerung generiert. Und im Outlook mit Mac-Computern? Da sind wir noch dabei, das auszuprobieren.

Hilfsmittel Tages-Checkliste: Sie möchten die Aufgaben des nächsten Tages besser überblicken? Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages zehn Minuten Zeit, um den Folgetag zu strukturieren. Als erstes schauen Sie sich die Termine und Meetings, danach alle anderen Serientermine und Aufgaben in Ihrem Kalender an. Verplanen Sie maximal 80 Prozent Ihrer Zeit. Alles andere wäre zu optimistisch und generiert nur Frust. Und denken Sie daran, sich Zeit für Ihr Postfach einzuplanen! Dort verbirgt sich doch dann und wann eine zeitintensivere Aufgabe, die Sie dann sogleich für den Tag oder die Woche entsprechend einplanen können.

Hilfsmittel Wochenstapel: hier kommen wir nun zum Wesentlichen und einem, wie wir finden, einfachen und pragmatischen Werkzeug, welches uns in der Zeiteinteilung täglich gute Dienste leistet. Sie möchten Ihre “Steine” für die kommenden vier Wochen strukturieren. Wir haben festgestellt, dass sich dafür die Papierform eher anbietet. Natürlich ist es Ihnen überlassen, ob Sie das lieber in Ihrem Outlook erledigen. Wenn Sie mit dem Papierformat arbeiten möchten, benötigen Sie fünf DIN A4 Seiten, vier davon werden jeweils in fünf Arbeitstage-Spalten und in Zeitstunden-Zeilen aufgeteilt (Ihrem Arbeitstag entsprechend).

Zuerst tragen Sie auf dem leeren Blatt alle Ihre “Steine” zusammen, also Ihre wichtigsten Aufgaben, mit den jeweiligen zeitlichen Abgabeterminen (falls vorhanden) zusammen. Danach konsultieren Sie wie für die Tages-Checkliste Ihren Kalender und tragen alle Ihre festen Termine, Meetings und Serienaufgaben in die jeweiligen Tage und Uhrzeiten ein. Anschließend verteilen Sie die “Steine” entsprechend auf die vier Wochen. Denken Sie dabei an die Abgabetermine! Verplanen Sie auch in diesem Fall maximal 80 Prozent Ihrer Zeit, wir würden sogar nur 60 Prozent empfehlen, um für Eventualitäten vorbereitet zu sein. Nachdem alle vier Wochenstapel-Blätter ausgefüllt sind, haben Sie einen ausführlichen Überblick und können aktiv und selbstbestimmt in die neue Arbeitswoche starten – finden wir! Am Ende der laufenden Woche schauen Sie sich die vorhandenen Stapel an, streichen die erledigten Aufgaben grün an und fügen ein neues Stapelblatt für die neue Woche dazu. So lassen sich auch einfach die unerledigten Aufgaben übertragen (falls angefallen natürlich).

Sie denken, das war zu einfach? Ist es auch! Nur bedarf es Selbstdisziplin und ein gutes Maß an Selbstorganisation, um sich diese Zeit zu nehmen und sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. Wir können nur sagen, bleiben Sie dran. Denn das Ergebnis lohnt sich.

Und ja, wenn Sie die Geschichte mit dem Professor und den Studenten kennen, es gibt auch eine Version mit dem Bier am Ende. Der Vollständigkeit halber…einer der Studenten geht nach der Vorlesung zum Professor und füllt in das eigentlich volle Glas noch ein Bier hinein (nein, wir wissen nicht, wo das Bier herkam). Soll heißen, egal wie erfüllt unser Alltag ist, es ist immer noch Platz für ein Bier…

Wir hoffen, Sie können mit unseren Tipps etwas anfangen und freuen uns auf Ihre Anregungen und Empfehlungen. Falls Sie etwas anwenden, was unschlagbar und zuverlässig im Alltag funktioniert, teilen Sie uns das gerne mit und wir probieren das bestimmt ebenfalls aus.

Wie tickt ein Investor?

Aus “Die Höhle der Löwen” ist Frank Thelen bekannt. Entsprechend ist es kein Wunder, dass sein autobiographisches Werk “Startup DNA – Hinfallen, aufstehen, die Welt verändern” ein Bestseller geworden ist. Wer aufmerksam liest, kann lernen, wie er als Investor tickt. Vor allem, wenn man darauf achtet, was er nicht schreibt.

Eine Lektüre für alle, die etwas auf die Beine stellen wollen.

Kooperation ist das Mantra der Digitalisierung

Abschotten, das können wir gut, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe und Unternehmen zu organisieren. Das ist das Gegenteil von dem, was die Digitalisierung braucht: Öffnung und Kooperation. Denn auf einmal reicht es nicht mehr, dass eine “zuständige“ Abteilung sich um ein definiertes Aufgabenpaket A kümmert und eine andere um B. Vielmehr kann man an vielen Stellen A und B gar nicht mehr exakt greifen, weil der Kunde seinen Bedarf online via App ins System einspeist. Oder weil ein zukünftiger Wettbewerbsvorteil nur zu erreichen ist, wenn verschiedene Spieler gemeinsame Sache machen. Etwa die Bahn mit Carsharing-Anbietern und Fahrradvermietern oder gar dem privaten Pkw-Besitzer. Nur in solchen Kooperationen kann ein Gesamtsystem entstehen, das uns Nutzer dazu bringt, (in diesem Beispiel) Mobilität anders zu leben als heute. Einer allein hat in vielen Fällen nicht die Macht und Energie, um das zu schaffen.

Digital sind solche Formen der Zusammenarbeit effizient möglich, aber wie baut man diese neuen Plattformen? Nicht innerhalb einer Abteilung. Das ist sicher. Wer sich abschottet, sollte ich an den Lateinunterricht erinnern: Morituri te salutant, die Todgeweihten grüßen Dich!

Aus organisatorischer Sicht ist es höchst spannend, was derzeit geschieht. Von außen betrachtet geht es bei der Digitalisierung um Technologie und technologischen Vorsprung, schaut man jedoch genauer hin, haben die die Nase vorne, die Kooperationen besser organisieren können. Da geht es nicht darum, Effizienzpunkte zu sammeln, es geht schlicht darum, das Neue überhaupt auf die Reihe zu bekommen. Schnell schaut man dann nach Kalifornien, ins Silicon Valley, kopiert “agil“. Oft kommt dabei jedoch nur Taylorismus in neuer Form heraus, auf Kostensenkung reduzierte Zusammenarbeit am Weiterentwickeln des Bestehenden mit Scrum Master und Product Owner.

Die neuen Anforderungen an Organisation widersprechen der Lehre der vergangenen Jahre und dem Streben danach, Verschwendung zu vermeiden, Prozesse schlank zu machen. Sie widersprechen unserem gesellschaftlichen Bild und unserem Mindset. Wir beurteilen Unternehmen immer noch nach traditionellen Mustern. Wer scheitert wird ausgelacht, wer Fehler macht, entlassen.

Diese Muster sind wichtig. Ich bitte mich nicht falsch zu verstehen. Wichtig dort, wo Massen desselben Produkts hergestellt werden. Das geht nicht ohne auf die Kosten zu achten. Wo das Neue entstehen soll, ist diese Messlatte allerdings gefährlich, denn sie führt unweigerlich dazu, dass genau die Menschen, die wir nun brauchen, gehen oder gegangen werden. Oder sich dem System fügen und die Klappe halten. Dann hat der die Nase vorne, der Kooperationen organisieren und mit Risiken umgehen kann.

Was auch immer Sie damit nun machen. Die Digitalisierung kommt. Daran werden wir wohl nichts rütteln. Oder besser: sie ist schon da. Ist nur die Frage, was wir daraus machen.